We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken; ook al is je project digitaal, het draait altijd om mensen. Ook bij kennisdeling binnen je organisatie. Je wilt immers dat afdelingen elkaar versterken en een eindresultaat bereiken waar gebruikers blij van worden. Juíst in de digitale wereld is inlevingsvermogen enorm belangrijk. Het hebben van een platform dat er aan de buitenkant gelikt uitziet, maar waarbij de gebruiker teleurgesteld afhaakt, zal niet succesvol zijn. Logisch, en toch gebeurt het nog erg vaak.
Daarnaast wil je voorkomen dat één afdeling dolblij is met een bepaalde oplossing, maar dat de rest van het bedrijf juist extra werk heeft. Daarom kijken wij altijd naar het grotere plaatje. Door samen goed te kijken naar alles wat er speelt, kunnen we helpen met de beste digitale oplossing voor een organisatie. Een oplossing die misschien nog wel veel meer brengt dan dat mensen in eerste instantie hadden verwacht.
Kennis actief delen: De Piramide van Lencioni
Om kennis binnen de organisatie maximaal te benutten en te delen, maken we gebruik van de Piramide van Lencioni. Deze piramide is ooit ontwikkeld door Patrick Lencioni, een Amerikaanse organisatieadviseur, en gepubliceerd in zijn boek “De vijf frustraties van teamwork” (2002). De piramide bestaat uit vijf lagen die je nodig hebt om actief kennis te kunnen delen binnen een organisatie.
1. Vertrouwen
Vertrouwen vormt de basis van kennisdeling binnen een organisatie. Het is belangrijk dat medewerkers elkaar vertrouwen en open durven te zijn over hun kennis en ervaringen. Dat hun bijdragen gewaardeerd en serieus worden genomen. Zonder vertrouwen zullen medewerkers terughoudend zijn om hun kennis te delen, uit angst voor negatieve consequenties of concurrentie.
Een basis van goed vertrouwen zorgt ervoor dat medewerkers elkaar durven te benaderen, openstaan voor nieuwe ideeën en bereid zijn om hun kennis en ervaringen te delen. En dat delen van kennis kan leiden tot grotere innovatie, verbeterde prestaties en betere besluitvorming binnen een organisatie.
Daarnaast bevordert vertrouwen ook samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen. Medewerkers zullen eerder geneigd zijn om samen te werken, informatie uit te wisselen en gebruik te maken van elkaars expertise als er sprake is van vertrouwen. Dit leidt tot een meer holistische aanpak van problemen en projecten, waarbij verschillende perspectieven worden meegenomen.
Als medewerkers daarentegen geen vertrouwen hebben in elkaar, ontstaat er een cultuur van terughoudendheid en wantrouwen. Mensen zullen hun kennis voor zichzelf houden uit angst dat anderen ermee aan de haal gaan of hen mogelijk schade berokkenen.
Dit belemmert niet alleen het delen van kennis, maar ook de groei en ontwikkeling van individuen en de organisatie als geheel.
Het is daarom belangrijk dat organisaties investeren in het opbouwen van een cultuur van vertrouwen. Dit kan worden gedaan door open communicatie te stimuleren, successen te vieren en mislukkingen als leermomenten te omarmen.
2. Conflicten
Dan de volgende laag. Een gezonde dosis conflicten kan bijdragen aan het delen van kennis. Wellicht niet altijd even aangenaam, maar wel nuttig. Door verschillende perspectieven en ideeën met elkaar te bespreken, ontstaan nieuwe inzichten en wordt er meer begrip gecreëerd. Het is dus belangrijk dat medewerkers conflicten op een constructieve manier kunnen aangaan, waarbij ze elkaars standpunten respecteren en naar gezamenlijke oplossingen streven.
In de praktijk worden conflicten echter vaak gezien als negatief en destructief. Mensen hebben de neiging om ze te vermijden of te negeren, omdat ze bang zijn voor de mogelijke gevolgen ervan. Dit kan leiden tot een taboe op conflicten binnen organisaties.
Redenen taboe rondom conflicten
- Een belangrijke reden voor dit taboe is het idee dat conflicten zorgen voor verdeeldheid en onrust binnen teams. Men denkt dat het beter is om harmonie te bewaren en problemen onder het tapijt te vegen in plaats van ze aan te pakken. Dat is niet, het leidt eerder tot een verstoorde communicatie, onopgeloste spanningen en een gebrek aan vertrouwen tussen teamleden.
- Een ander aspect van het taboe op conflicten is de angst voor confrontatie. Veel mensen voelen zich ongemakkelijk bij het uiten van hun mening of het stellen van vragen die tot discussie kunnen leiden. Ze willen liever vermijden dat anderen zich aangevallen voelen of dat er ruzie ontstaat. Hierdoor blijven belangrijke kwesties onbesproken en blijven nieuwe inzichten en ideeën achterwege.
- Daarnaast kan ook de hiërarchische structuur binnen organisaties bijdragen aan het taboe op conflicten. Medewerkers kunnen terughoudend zijn om hun mening te uiten uit angst voor repercussies van hogere autoriteiten of omdat ze geloven dat hun mening er niet toe doet. Dit belemmert de kennisdeling, een open communicatie en creatieve samenwerking, wat vervolgens ten koste gaat van innovatie en groei.
Dat wil je niet. Je wilt dat medewerkers worden aangemoedigd om conflicten aan te pakken op een respectvolle en constructieve manier. Dit kan door het creëren van een veilige omgeving waarin ieders mening wordt gewaardeerd en gerespecteerd. Daarnaast is het belangrijk om goede communicatievaardigheden te ontwikkelen, zoals luisteren naar anderen, vragen stellen en proactief op zoek gaan naar consensus.
3. Betrokkenheid
Om kennisdeling te bevorderen, moeten medewerkers betrokken worden bij de processen en besluitvorming binnen de organisatie. Ze moeten het gevoel hebben dat hun bijdrage waardevol is en dat ze een stem hebben in het delen van kennis. Dit ligt een beetje in het verlengde van de eerste laag, het vertrouwen. Door medewerkers actief te betrekken, worden ze gemotiveerd om hun kennis te delen en bij te dragen aan de groei en ontwikkeling van de organisatie.
4. Verantwoordelijkheid
Vervolgens moet iedere medewerker ook zijn/ haar verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor het delen van zijn of haar kennis. Daarvoor is het belangrijk dat er een cultuur is waarin het delen van kennis wordt gestimuleerd en gewaardeerd. Medewerkers moeten zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid om hun kennis te delen en anderen te ondersteunen in hun leerproces.
5. Resultaten
Uiteindelijk draait het allemaal om resultaten. Door actief kennis te delen binnen de organisatie, kunnen betere resultaten worden behaald. Op het moment dat medewerkers gebruikmaken van elkaars expertise en ervaring en daardoor efficiënter gaan werken, kunnen er innovatieve oplossingen ontstaan. En dat is toch wat je graag als resultaat zie.
Kennisdeling | De conclusie
Een goed beleid voor kennisdeling binnen je organisatie is belangrijk voor de groei, innovatie en het succes. Door de Piramide van Lencioni toe te passen, kun je ervoor zorgen dat kennis maximaal wordt ingezet en gedeeld binnen de organisatie.
Het begint met het opbouwen van vertrouwen, waarbij medewerkers open durven te zijn over hun kennis en ervaringen. Gezonde conflicten kunnen vervolgens bijdragen aan nieuwe inzichten en begrip. En een mate van betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de medewerkers zorgt voor de motivatie en een actieve inzet. Zodat er uiteindelijk betere resultaten voor de organisatie gerealiseerd kunnen worden.
Mogelijk ook interessant om te lezen: