Waar haal ik de tijd vandaan voor een community? 

Het is al even geleden dat onze marketingcontent specialist aan mij vroeg om weer eens een inhoudelijk artikel te schrijven, een blog zo je wilt. Dit is nodig om mensen te laten zien, waar wij ons mee bezighouden, maar ook om lezers waardevolle tips te geven. Maar ja, waar haal ik de tijd vandaan om hieraan te beginnen. Je wilt ook echt wat tips geven en een goed verhaal schrijven… ik vind het een vak apart.  

Je wilt een community met interactie en beweging

Een community draait niet vanzelf. Dat weten de meeste communitymanagers wel. En het levert steevast dezelfde vragen op. We schreven er al eens over in De meestgestelde vragen van communitymanagers. Iets anders dat vaak naar boven komt, is de vraag Waar haal ik de tijd vandaan? De community heeft weinig interactie, leden komen niet in beweging, er gebeurt zo weinig. En als ik dan adviseer met één van de tips uit onze poster voor community managers, dan komt steevast het antwoord… waar haal ik de tijd vandaan? Laten we hier eens verder op ingaan.

7 Tips om tijd voor je community te krijgen

In zeven suggesties geef ik wat mogelijkheden.  

1. Kies voor relevante inhoud en de juiste mensen. Een community gaat niet vanzelf. Het is niet zoals een website, die ontwerp en maak je. Vervolgens stop je er content in en klaar. Iedereen kan het lezen. Nee, een community is net als het hebben van een horecazaak. Je zult iets moeten bieden, in contact moeten komen. In een horecazaak heb je vaak events, iets dat klanten trekt en waar ze voor terug blijven komen. Vandaar dat ik de rol van een community manager ook vaak vergelijk met een barman of barvrouw. Maar hoe doe je dit dan, het aantrekkelijk maken van een community? Hiervoor zijn diverse mogelijkheden, twee zijn erg belangrijk. Kennis en informatie delen, zorg dus voor relevante content en, zorg dat je in verbinding staat. Zorg dus ook voor relevante leden, die op hun beurt weer kennis en inzichten willen delen. 

2. Routine van maken. Zorg dat je iedere dag en maand even de acties naloopt. Maak er een gewoonte van. Ook in het proces van aanmelden, of als iemand een tijdje niets meer doet, zijn er handige acties te bedenken. Denk nog even aan het voorbeeld van de barman. Wat zou jij doen als je in je café iemand al een hele tijd stilletjes in een hoekje ziet zitten. Inderdaad, je praat even tegen hem of haar, hoe gaat het met je. Zo hebben wij voor allerlei situatie verschillende acties opgeschreven op een handige poster. Die kun je als checklist gebruiken. Maak daar een routine van. 

3. Zorg dat de community onderdeel wordt van een taakomschrijving. Vaak wordt er bedacht dat er een community moet komen. En de afdeling communicatie krijgt in veel gevallen de opdracht om dit er ‘ook bij te doen’. Vaak gaat dat niet, want de events moeten ook georganiseerd worden, de website moet bijgewerkt worden en … je begrijpt het al, veel, heel veel werk te doen. Het management moet een bewuste keuze maken. Het beheren van een community kost tijd. Heb je die tijd niet binnen je eigen personeel, dan kun je die ook inhuren. Er zijn goede community managers te vinden die je daarbij kunnen helpen. Maar zorg dat het geen sluitpost wordt, maak er ruimte voor in je (personele of inhuur) begroting. 

4. In je agenda inplannen. Het is bijna een opendeur, de agenda. Ikzelf plan erg graag vanuit de verschillende Teams in Microsoftplanner omdat daarmee een overzicht van taken ontstaat. Maar de stap om die taken ook daadwerkelijk in te plannen in de agenda wordt vaak vergeten. Terugkerende taken, eenmalige taken, projecttaken, zet het gewoon in je agenda als een afspraak met jezelf. Ok, dat had ik ook kunnen doen voor het schrijven van deze blog die weer veel te lang op zich heeft laten wachten. Als je de handige poster erbij pakt, kun je de momenten in je agenda plannen. Dit geeft rust en zorgt ervoor dat je het niet vergeet. Nu nog je afspraken nakomen 😉 

5. Ambassadeurs. De community alleen voorttrekken of duwen is een stevige klus. Als je een aantal ambassadeurs vindt die gedeelten voor je kunnen oppakken, dan helpt dat enorm. Goede ambassadeurs willen best vaak een groep binnen de community begeleiden en helpen met het vinden van nieuwe leden. Niet geheel onbelangrijk, vaak zijn ambassadeurs inhoudelijk sterk betrokken en kunnen daarom ook veel relevante informatie delen binnen de groep.   

6. Slim content hergebruiken op andere plekken. In een van onze webinars hebben we een uitgever te gast gehad. Hij vertelde over content atoms en het herschikken van deze componenten. Uitgevers zijn hierin erg bedreven. Content in welke vorm dan ook, kan vaak worden hergebruikt, opgeknipt en hernieuwd worden verpakt. Zorg daarbij wel voor relevantie en voorkom het zogenaamde oude wijn in nieuwe zakken syndroom. Maar ik zou nu bijvoorbeeld prima kunnen verwijzen naar die webinar op onze site, als die er op had gestaan. Het gaat erom dat je bijvoorbeeld de inhoud van een webinar ook in tekst kunt hergebruiken, in een blog. Een deel van dat blog kan weer een post zijn op LinkedIn en gebundeld heb je mogelijk weer een e-book. Dit is wat uitgevers erg goed kunnen. En dat geldt ook voor je community. Vaak heb je binnen de organisatie veel informatie die gebruikt kan worden. Kleine tekststukjes dat je kunt inzetten in een antwoord in het forum, of voor een relevant artikel in je groep. Maar hoe manage je dit allemaal? Aha, daar komt een kennisbank om de hoek kijken. Je ziet daarom dat een kennisbank en een community een relatie hebben met elkaar. Immers, de bezoeker komt alleen als het relevant is en het is pas relevant als de informatie nuttig en nodig is. Relevante kennis krijg je door het delen van inzichten en informatie en uit een gecontroleerde kennisbank. 

7. Bepaalde dingen automatiseren. Gelukkig hoeft niet alles met de hand te gebeuren en kun je veel automatiseren. Hoewel ik een groot voorstander ben om gevoel met je groep te blijven houden, kun je veel tijd besparen door te automatiseren. Op basis van triggers uit de community kunnen geautomatiseerde berichten verstuurd worden. Zo is het ‘onboarding’ proces voor een groot deel te automatiseren, maar er zijn ook attentie e-mails denkbaar als iemand al een tijdje niets doet. Of als ik kijk bij de maandelijkse checks op onze poster, dan zie ik “Links checken of die nog werken”.  Gelukkig is dat heel goed te automatiseren. 

Onze communicatiespecialist Bianca stond vandaag weer aan mijn bureau met de vraag wanneer ze mijn blog zou mogen ontvangen. Gelukkig heb ik vandaag even de tijd gevonden om deze te schrijven. Het heeft uiteindelijk allemaal te maken met keuzes maken.  

Alsjeblieft; mijn blog “Waar haal ik de tijd vandaan voor een community?”