4 tips om de juiste software voor jouw online community te kiezen

4 tips om de juiste software voor jouw online community te kiezen

Het selecteren van de juiste software of het juiste systeem voor jouw community is ontzettend belangrijk. En dat terwijl je keuze voor de techniek niet altijd even goed terug te draaien. Waar moet je allemaal aan denken? Belangrijk om te weten: er is niet één juiste keuze, want elke community is anders.

Benodigde functionaliteiten en behoeften verschillen van community tot community. Het is belangrijk om je keuze te maken op basis van de doelen, doelgroep en de wensen die er zijn binnen joúw community en organisatie. Daarom is er niet één software oplossing of pakket dat passend is in elke situatie. In deze blog delen we een aantal belangrijke overwegingen als je een community platform of software kiest. 

Tip 1: Software bepaalt niet het succes van je community 

De juiste software alléén zorgt niet voor een goedlopende community. Een succesvolle community ontstaat pas als je mensen met elkaar verbindt op basis van een gemene deler. Het helpt wel als er een goede basis staat. Een onderdeel daarvan is de juiste software met voldoende mogelijkheden voor de benodigde functionaliteiten.  

Bij Nieuw Initiatief vergelijken we de software of het systeem dat je kiest wel eens met een vol voetbalstadion. Ik was laatst met m’n neefje bij een voetbalwedstrijd van Go Ahead Eagles uit Deventer. Wat als je het stadion als de software ziet en de bezoekers als jouw communityleden? Je hebt een stadion vol bezoekers, maar dan gebeurt er nog niets.

Hoe komt dat? De wedstrijd ontbreekt nog. Je zult nog wat meer moeten doen voor een stadion, oftewel community, vol interactie.  

De wedstrijd van Go Ahead Eagles doet een hoop met mensen. Ondanks dat ik geen voetbalfan ben merk ik dat ik toch ga meejuichen op het moment dat er een doelpunt valt. En als het spannend wordt, steun ik de spelers net als elke bezoeker door lawaai te maken en mee te zingen. 
 
Helaas is een goed stadion met bezoekers geen garantie op het winnen van de wedstrijd. Het is geen garantie voor interactie met de bezoekers of meer leden. Datzelfde geldt voor het kiezen van de beste software, dat bepaalt niet het succes van een community. Er zal ook iets moeten gebeuren ín die software om te zorgen voor een levendige community. 

Tip 2: Kies niet alleen op basis van functionaliteiten 

Al jaren kiezen organisaties trouw software voor een online community of ander platform aan de hand van een lijst met gewenste functionaliteiten. Misschien ken je de lijst als een programma van eisen, vaak met de bekende must haves en nice to haves. Zelf ben ik tegenwoordig voorzichtiger geworden als het gaat om dit soort functionaliteitenlijsten. 
 
We hebben vaak genoeg systemen gekozen voor onze klanten op deze redelijk traditionele manier, maar er kleven ook nadelen vast aan deze methode. Er zijn tegenwoordig veel pakketten beschikbaar die allemaal dezelfde uitgebreide functionaliteiten hebben. Het risico is dat je veel tijd gaat besteden aan het opschrijven van mogelijke functionaliteiten, terwijl je er ongetwijfeld ook een aantal zult missen die gedurende het proces toch nodig blijken.

Bovendien staan goede leveranciers continu in contact met hun klanten, waardoor ze weten welke functionaliteiten er nog gewenst zijn en hun software daarmee regelmatig uitbreiden. Dan is het zonde als je de betreffende leverancier niet gekozen hebt omdat ze één of meer functionaliteiten op dat moment nog niet hadden.  
 
Het is slimmer om niet zozeer een vergelijking te doen op basis van de hoeveelheid functionaliteiten, maar vooral te kiezen op basis van wat je wil met het pakket als het gaat om beheersbaarheid en eigendom.

Hoe je dat doet? Dat leg ik graag aan je uit. 

Tip 3: Kies de software voor je online community op basis van beheersbaarheid 

Als je software gaat kiezen voor je online community, wil je natuurlijk klaar zijn voor de toekomst. Je wil een flexibel en schaalbaar platform zodat je voorbereid bent op groei of andere keuzes. Het helpt om een beeld te hebben van de functionaliteiten die je waarschijnlijk nodig hebt in de toekomst, maar nog belangrijker is het om goed te kijken naar wiens eigendom het platform of de software is. Dat maakt namelijk veel uit voor de beheersbaarheid. 

Waarom is beheersbaarheid zo belangrijk? 
Ik noemde net al het eigendom van een platform. Er zijn mooie community oplossingen beschikbaar die je huurt. Vaak betaal je dan iedere maand of ieder jaar een bepaald bedrag. In ruil daarvoor mag je gebruik maken van het systeem zolang je abonnement loopt, maar een feit blijft dat de community dan niet jouw eigendom is. Het staat op de server en in de omgeving van de leverancier. Dat betekent dat je jouw content, alle ledengegevens en de waarde die je gaat opbouwen plaatst op ‘gehuurde grond’.  

Wat bedoelen we met die opgebouwde waarde uit je community?  
Denk eens aan alle ervaringen, vragen en antwoorden, kennis en andere content die je leden gaan delen in de community. Daarmee heb je straks goud in handen. Als je dat allemaal opbouwt in een omgeving die niet van jou is, zal je bij die gehuurde omgeving moeten blijven zolang je die waarde niet kwijt wil.  
 
De gegevens van je leden zijn vaak goed gestructureerd en kunnen daarom meestal wel overgezet worden naar een ander platform. Community content zoals een forum of reacties onder een blog kan helaas niet zo makkelijk gemigreerd worden. Dat komt omdat deze content meestal niet eenduidig gestructureerd is. Wil je toch overstappen? Dan ben je de content kwijt en kunnen je leden deze waardevolle informatie niet meer terugvinden. Daarom is het zo belangrijk dat je van tevoren weet op welk platform je start en wat dat betekent. 

Tip 4: Verken de verschillende opties

We bespreken een aantal mogelijkheden als het gaat om community platforms: 

  1. Social media 
  1. Een systeem huren 
  1. Een systeem kopen 

Social media 

Veel communities worden gestart op Facebook of LinkedIn groepen. Deze platformen zijn prima geschikt om mensen met elkaar in contact te brengen en aan elkaar te verbinden. Social media is minder geschikt als je veel kennis wil delen in jouw community. Dat komt omdat informatie heel lastig terug te vinden is in social media groepen. Deze platforms zijn namelijk opgebouwd als een tijdlijn, waardoor informatie op den duur verdwijnt. De zoekmachine werkt niet goed en er zijn geen filters of categorieën die bezoekers door de informatie heen helpen.

Wanneer is social media wel geschikt? Als je vluchtige informatie wil delen bijvoorbeeld, die niet later terug gevonden hoeft te worden. Of als je het ziet als een eerste start om te kijken of je een groep bij elkaar krijgt, zonder al direct kosten te maken.  

Een systeem huren 

Bij community software die je huurt betaal je een bedrag per maand en in ruil daarvoor mag jij het platform gebruiken. Bedenk je goed dat je dan waarde opbouwt op gehuurde grond. Vaak kun je niet makkelijk overstappen naar een andere leverancier zonder informatie kwijt te raken, waardoor je overgeleverd bent aan het systeem of de leverancier.  

Een systeem kopen 

Wij raden veel organisaties aan om te kiezen voor een eigen platform op een eigen server. Dat houdt in dat jij eigenaar blijft van alle data en informatie en dat je die gewoon kunt meenemen als je weg wil bij een leverancier. Je bent natuurlijk ook eigenaar van de informatie in een gehuurd platform, maar dan kun je niet zo makkelijk switchen van leverancier. Dat is anders als je een community systeem aanschaft.

Naast het aanschaffen van een systeem, kun je een systeem ook leasen. Je betaalt dan een vast bedrag per maand, maar je kunt daarna ook eigenaar worden van het platform. Met lease heb je de voordelen van huren én de voordelen van koop.  

Let op: vermijd de vendor lock-in. Ook dan kun je niet zomaar weg bij een leverancier, omdat je daarmee vastzit aan die partij. Het beste kun je een community ontwikkelen met een leverancier die bouwt in open source software en host op een eigen server. Open source software wordt namelijk ondersteunt en ontwikkelt door verschillende leveranciers in plaats van alleen de huidige leverancier, waardoor je makkelijker kunt overstappen.

Omdat je ontzettend veel waarde opbouwt in een community, is dit wat ons betreft de beste keuze. Natuurlijk moet ieder die keuze voor zich maken, als je het maar goed geïnformeerd doet. We hopen dat we je met deze blog een stap verder geholpen hebben in het kiezen van de juiste software voor je online community. 

Meer weten? We delen graag een overzicht met community functionaliteiten 

Bij Nieuw Initiatief hebben we onderzoek gedaan naar de verschillende community platformen en bijbehorende functionaliteiten. Daar is een overzicht uitgekomen met de functionaliteiten van onze eigen community oplossing Initiatief-Rijk, maar ook een vergelijking met andere oplossingen. Dat overzicht delen we graag met je als je op het punt staat om software te kiezen voor je online community.

Heb je interesse in dit overzicht met community platformen en bijbehorende functionaliteiten? Stuur even een bericht naar edwindekuiper@nieuw-initiatief.nl 

Benieuwd hoe wij te werk gaan? Onze eerste stap is vaak de Initiatief-Versterker waarin we in korte tijd tot een gedegen plan komen voor jouw online community.

Maandelijks meer inspiratie en tips in je mailbox. Wij schrijven over mensen verbinden (community), kennis delen (kennisbanken) en samen leren (e-learning).