Communicatie de kracht achter succesvol kennismanagement

Hebben de vakgebieden communicatie en kennismanagement iets met elkaar te maken? Je zou denken van wel, maar hoe zit het dan? En wat zijn tips om het beste van beide disciplines naar boven te halen? Je leest het hier in dit blog.

Wat verstaan we onder communicatie en kennismanagement

Laten we eerst eens beginnen met de definities van beide begrippen cq vakgebieden.

Onder communicatie verstaan we het proces van het overbrengen van informatie, ideeën, gevoelens en attitudes tussen individuen of groepen. Het omvat verbale en non-verbale uitwisselingen en is essentieel voor het tot stand brengen van relaties, het delen van kennis en het bevorderen van begrip.

Kennismanagement daarentegen richt zich op het effectief beheren, delen en benutten van de kennisbronnen binnen een organisatie. Het gaat om het vastleggen van impliciete en expliciete kennis, het faciliteren van het delen van kennis en vaak ook om het creëren van een cultuur van leren en innovatie.

Hoe kunnen ze elkaar versterken

De gemeenschappelijke deler tussen deze vakgebieden is de informatie, de kennis. Daar draait het om. Communicatie en kennismanagement kunnen elkaar versterken door kennis op een effectieve manier te delen, verspreiden en toe te passen binnen een organisatie. Goede communicatie maakt uitwisselen van kennis tussen medewerkers, teams en afdelingen gemakkelijker, terwijl kennismanagementprocessen de structuur bieden om deze uitwisseling te stroomlijnen en te ondersteunen.

Bedenk daarbij dat communicatiespecialisten (uiteraard) heel goed zijn in communiceren; het verhaal bij de juiste doelgroep overbrengen, maar dat dit los staat van hun inhoudelijke kennis. Terwijl mensen die inhoudelijk juist heel veel weten, niet automatisch goed zijn in het delen van deze kennis. En dan begrijp je direct waarom een samenwerking van beide vakgebieden heel sterk kan zijn.

Het belang van kennismanagement voor communicatiebeleid

Kennismanagement speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van het communicatiebeleid binnen een organisatie. Door kennisbronnen goed te beheren, beschikken communicatieprofessionals namelijk over relevante informatie en inzichten die nodig zijn om hun communicatieplannen te ontwikkelen en uit te voeren. Daarnaast kan kennismanagement helpen bij het identificeren van belangrijke stakeholders, het begrijpen van hun behoeften en het ontwikkelen van gepersonaliseerde communicatieboodschappen. Een minstens zo belangrijke taak van de marcom professional.

Het belang van communicatie voor kennismanagement

En hoe zit het dan omgekeerd? Het belang van communicatie voor het succes van kennismanagementinitiatieven zit in de processen. Zonder de juiste de communicatie kunnen kennismanagementprocessen en -systemen niet goed geïmplementeerd of gebruikt worden. Communicatie helpt bovendien ook bij het creëren van bewustzijn en betrokkenheid en het motiveert medewerkers om kennis te delen.

Contentbeheer en kennisbeheer

In het verlengde van het communicatiebeleid ligt een goede content aanpak. Zo heeft contentbeheer verschillende raakvlakken met communicatie en kennismanagement. Het gaat immers om het beheren, organiseren en distribueren van verschillende soorten inhoud binnen een organisatie. Denk aan documenten, rapporten, handleidingen en presentaties.

Een paar voorbeelden van de inzet van contentbeheer voor kennismanagement:

• Kennisdeling en verspreiding – Zoals gezegd gaat contentbeheer over het beheren, organiseren en verspreiden van verschillende soorten content. Door een contentbeheersysteem te implementeren, kun je als organisatie kennis gemakkelijker delen en verspreiden onder de juiste medewerkers en belanghebbenden.
• Communicatiekanalen – Contentbeheer maakt daarbij gebruik van verschillende communicatiekanalen, zoals intranet, portals, nieuwsbrieven, sociale media en andere digitale platformen. Al die kanalen kunnen worden gebruikt voor delen van kennis en informatie. Afhankelijk van het type content en het doel, kies je een bepaald kanaal. Of juist niet.
• Kennisdocumentatie – Ook bij het documenteren en opslaan van kennis in verschillende vormen speelt contentbeheer een rol. Denk bijvoorbeeld aan contentvormen zoals handleidingen, best practices, casestudy’s en andere informatieve documenten. Door een georganiseerd en toegankelijk (!) contentbeheersysteem kunnen medewerkers gemakkelijk toegang krijgen tot relevante kennisbronnen wanneer ze deze nodig hebben. Wel net zo handig.
• Contentcreatie en curatie – Oké dat rijmt niet alleen goed, maar het hoort ook bij elkaar. Je kunt nieuwe content maken, maar minstens zo belangrijk is het om alle relevante content (uit externe bronnen) te verzamelen. Zo wordt als organisatie, kennisbank, merk nòg krachtiger. Je selecteert belangrijke bronnen, kiest eruit wat relevant is en verwerkt dit vervolgens als content die gepubliceerd kan worden.
• Gebruikerservaring en betrokkenheid – Een van de aspecten van contentbeheer is het verbeteren van de gebruikerservaring. Je maakt immers content omdat je wilt dat het gebruikt of gelezen wordt. Gebeurt dat niet, dan wil je bijschaven. Bijvoorbeeld door nog gebruiksvriendelijkere interfaces, gepersonaliseerde contentaanbevelingen of interactieve elementen. Wat dat betreft zijn er tal van functies beschikbaar die de toegankelijkheid en bruikbaarheid van kennis kunnen verbeteren.

5 Tips voor synergie communicatie, content en kennis

Tot zover de achtergrondinformatie over communicatie, contentbeheer en kennismanagement. Hoewel er organisaties zijn die deze vakgebieden los van elkaar georganiseerd hebben, is er dus veel te zeggen voor een meer integrale aanpak. Daarom tot slot nog een paar tips.

1. Ga redigeren. Zorg ervoor dat een kennisproduct zoals een artikel, whitepaper of onderzoeksrapport geredigeerd wordt door een communicatiespecialist. Zo ben je er zeker van dat de kennis begrijpelijk is voor de doelgroep.
2. Kijk naar de meerwaarde van kennis. Laat zowel inhoudelijke deskundigen als communicatiespecialisten samen kijken naar de informatie. Door vanuit verschillende invalshoeken de informatie te verwerken, creëer je meerwaarde.
3. Bepaal ook vooraf, of in ieder geval in een vroeg stadium, of informatie bestemd is voor intern of voor extern gebruik.
4. Probeer zoveel mogelijk te automatiseren. Maak bijvoorbeeld een publicatieproces. Vooral voor vakuitgevers is dit core-business. Iets waar wij overigens ook veel ervaring in hebben.
5. Bied content in verschillende vormen. Gebruik informatie op verschillende manieren zodat de kennis op de juiste plaats en tijd bij de juiste mensen terechtkomt.

Nog meer weten? Plan dan even een afspraak in! Onze specialisten denken graag met je mee.