Het systeem dat het PMT gebruikte was verouderd. Er werd gebruik gemaakt van een portaal waarin iedereen de laatste versies van een beleidsdocument of procedure kon vinden. De vraag was om een documentmanagementsysteem te ontwikkelen dat kon aansluiten bij de nieuwe werkomgeving van Microsoft 365 met SharePoint. Uiteraard moest het nieuwe documentmanagementsysteem van PMT alle mogelijkheden bevatten om deze goed te kunnen beveiligen en om te zorgen dat documenten goed vindbaar waren.
We begonnen met het bepalen van de doelstellingen, in dit geval de specifieke doelen en behoeften van het bestuursportaal, zoals het centraliseren van documenten, het faciliteren van samenwerking en het verbeteren van communicatie.
Ook is er een gebruikersonderzoek uitgevoerd. Er is gekeken naar de behoeften en verwachtingen van de gebruikers, inclusief de bestuursleden en andere belanghebbenden.
Daarna kon de informatie architectuur worden opgezet. Er is een beheersbare architectuur ontworpen voor de informatie op het portaal, inclusief documentbibliotheken en rechtenstructuur.
Onder begeleiding van Nieuw Initiatief heeft een SharePoint specialist het portaal gebouwd. Nieuw Initiatief werkt vaker samen met andere specialisten om het beste resultaat te kunnen halen.
Er zijn SharePoints-sites, -bibliotheken en -functies gemaakt volgens de vereisten en de architectuur. Alles om de documenten weer goed vindbaar te maken.
De grootste wijziging voor PMT zat in de vindbaarheid van de documenten. In het beleidsstukkenportaal zijn de documenten nu veel gemakkelijker terug te vinden dan voorheen. De omgeving is intuïtiever van aard en daardoor eenvoudiger voor de gebruikers.
Ook is het onderhouden van de documenten veel gemakkelijker geworden. In het nieuwe systeem is het beter te zien, wat een aanpassing in het ene document voor gevolgen heeft voor eventuele ander documenten. In één oogopslag is nu te zien welke stukken aan revisie toe zijn, onder welk domein ze vallen en dus ook wie ervoor verantwoordelijk is.
Het resultaat is een systeem dat echt werkt. Net zoals elke kennisbank draait het bij PMT om het documenteren en beschikbaar maken van kennis. In dit geval is dat via een documentmanagementsysteem gedaan. Maar uiteindelijk draait het om de gebruikers. Voor hen moeten de documenten goed vindbaar zijn.
Maakt kennis toegankelijk
Kunnen we jou helpen bij een digitale oplossing met aandacht voor mensen?
Hopelijk heb je de informatie gevonden die je zocht. Maandelijks sturen wij je een e-mail vol tips, ideeën en inspiratie. Meld je aan om die te ontvangen.
