Kennisbank
Door kennis in een kennisbank goed gestructureerd en toegankelijk te maken, kan het efficiënt worden gebruikt en doorgegeven.
Een kennisbank waarover nagedacht is
Misschien heb je een enorme hoeveelheid aan waardevolle informatie die je wilt delen met klanten, leden of medewerkers. Of misschien wil je de kennis van je medewerkers op één handige plek organiseren. Of je wilt dat de kennis in je kennisbank nog toegankelijker wordt door een AI-chatfunctie, omdat de bezoeker dan in natuurlijke taal kan zoeken zonder de structuur van de kennisbank te hoeven kennen.
Wie wil er nou niet een kennisbank die een bron van inspiratie is waar bezoekers graag terugkomen? Bij Nieuw Initiatief weten we precies hoe je een kennisbank maakt waarmee je dat bereikt!
De beste digitale oplossing voor jouw organisatie
Juíst in de digitale wereld is inlevingsvermogen enorm belangrijk. Je hebt niets aan een platform dat er aan de buitenkant gelikt uitziet, maar waarbij de gebruiker teleurgesteld afhaakt. En je hebt niets aan een resultaat waar de ene afdeling dolblij mee is, maar waardoor de rest van het bedrijf juist extra werk heeft.
Door samen goed te kijken naar alles wat relevant is, vinden we de beste digitale oplossing voor jouw organisatie. Een oplossing die misschien nog wel meer brengt dan mensen hadden verwacht. Dan weet je zeker dat ze de kennisbank met plezier gaan gebruiken.
Onze full service aanpak
Onze full service aanpak kenmerkt zich door een aantal stappen die we graag met je doorlopen:
- Onderzoek en strategie
We onderzoeken samen welke doelen je precíes wilt bereiken met je kennisbank. Ook willen we de gebruikers beter leren kennen. Eventueel stellen we vooraf samen een aantal persona’s op.
Dit doen we met de Initiatief-Versterker en zorgt ervoor dat we een gestructureerd plan kunnen neerzetten. - Ontwerp
We maken de eerste opzet voor jouw kennisbank, met extra aandacht voor de informatiearchitectuur en het UX design. Het ontwerp maken we op basis van de strategie en het onderzoek naar de gebruikers. - Content
Sterke content is de basis van je kennisbank. De informatie moet meteen duidelijk zijn voor je lezer én aansluiten bij de vraag van de doelgroep. We helpen je graag met de juiste content voor jouw kennisbank. - Realisatie
Als alle aspecten in kaart gebracht zijn en er een doordacht ontwerp ligt, gaan we daadwerkelijk bouwen. We kiezen de techniek die het beste past bij jouw wensen en die van de doelgroep. - Testen
Na de ontwikkeling testen we je kennisbank samen met de doelgroep. Ook jouw organisatie test in deze fase uitgebreid. Werkt alles zoals we samen van tevoren bedacht hadden? En kunnen alle betrokken afdelingen met de techniek overweg? - Optimalisatie
Een kennisbank heeft net als mensen aandacht nodig. Het verbeteren van de kennisbank is daarmee een doorlopend proces. Als je wilt, blijven we beschikbaar om je kennisbank te onderhouden én steeds weer te verbeteren.
Veelgestelde vragen
Welke software wordt gebruikt voor de kennisbank?
Bij ons is de keuze voor software nooit een doel op zich. We gebruiken de software die het beste past bij jouw doelen én die van de eindgebruiker.
We werken met ontwikkelaars die bíjna alles kunnen bouwen. Van openbare software zoals WordPress tot en met eigen ontwikkelde software. De techniek kent geen geheimen voor ons.
Ik heb al een kennisbank, maar ik wil graag een nieuw platform ontwikkelen. Hoe gaat de migratie van al die kennis?
De migratie van bestaande kennis begeleiden wij volledig en gestructureerd. We starten met een inventarisatie van jullie huidige kennisbank om te bepalen welke content relevant is om mee te nemen, hoe deze het beste kan worden gestructureerd en welke verbeteringen wenselijk zijn.
Vervolgens helpen we bij het opschonen, herstructureren en indien nodig herschrijven van de content, zodat deze goed aansluit op het nieuwe platform. Tijdens de migratie zorgen we voor een zorgvuldige technische overzet, inclusief metadata, indeling en zoekfunctionaliteit. Zo wordt bestaande kennis niet alleen overgezet, maar daadwerkelijk verbeterd en toekomstbestendig gemaakt.
Is een kennisbank schaalbaar zodat we kunnen uitbreiden in de toekomst?
Ja, de kennisbank van Nieuw Initiatief is modulair en toekomstbestendig opgezet. Dat betekent dat je deze eenvoudig kunt uitbreiden en aanpassen naarmate de behoeften van je organisatie groeien.
Door het gebruik van open source technologie en een flexibele opbouw kun je nieuwe contenttypen toevoegen, functionaliteiten uitbreiden en gebruikers beheren zonder restricties. Dit maakt je kennisbank schaalbaar voor langere termijn succes.
Wordt een kennisbank geleverd met een zoekfunctionaliteit die AI gestuurd is?
We kunnen inderdaad een AI-gestuurde zoek- en chatfunctie integreren in de kennisbank. Deze AI werkt als een slimme kennisassistent die verzoeken begrijpt en betrouwbare, contextuele antwoorden geeft op basis van je eigen content. De antwoorden worden automatisch bijgewerkt wanneer je de kennisbank aanpast, zodat het altijd actuele en relevante resultaten levert.
De basisfunctionaliteiten bestaan uit geavanceerde zoekmogelijkheden, toegangsbeheer, content management, feedbackmechanismen en analytics. Door de modulaire opbouw en het open source framework is het platform enorm flexibel en kun je functies toevoegen of aanpassen wanneer dat nodig is voor je organisatie.
Hoe zit het met de privacy, veiligheid en toegang van de kennisbank?
De kennisbank wordt veilig gehost op Nederlandse, gecertificeerde servers en is ontwikkeld met oog voor privacy en beveiliging volgens de geldende Nederlandse en Europese normen (zoals AVG).
Toegangsbeheer is configureerbaar, zodat je bepaalt wie welke informatie kan zien of bewerken. Hierdoor heb je volledige controle over de privacy en beveiliging van je kennis.
Kan een (digitaal) handboek omgezet worden naar een kennisbank?
Een handboek kan heel goed een kennisbank worden. Dit komt vaak voor in de uitgeverijbranche. Waar vroeger veel kennis gedeeld werd in papieren handboeken, gaan steeds meer organisaties over op het digitaliseren van hun informatie zodat het veel gemakkelijker te raadplegen is. Een handboek is daar een mooi voorbeeld van.
We beginnen met een inventarisatie van het bestaande handboek en bepalen samen welke onderdelen één op één kunnen worden overgezet en waar verbetering mogelijk is. Vervolgens structureren we de inhoud in logische thema’s en pagina’s, zorgen we voor een consistente opmaak en voegen we waar nodig metadata toe om alles goed vindbaar te maken.
Tijdens het omzetten kunnen we ook helpen met het herschrijven of inkorten van teksten, zodat de content beter leesbaar en praktischer toepasbaar wordt. Het resultaat is een overzichtelijke, doorzoekbare en eenvoudig te beheren kennisbank die actueel blijft en meegroeit met de organisatie.
Wie kan informatie structureren en documenten invoeren?
Daar kan Nieuw Initiatief heel goed bij ondersteunen. We helpen organisaties om informatie logisch, consistent en vindbaar op te bouwen.
Dat doen we door samen een duidelijke informatiestructuur te ontwerpen, zoals categorieën, thema’s en contenttypen, afgestemd op gebruikers en werkprocessen.
Bestaande informatie wordt geordend, opgeschoond en waar nodig herschreven. Zo ontstaat een overzichtelijke kennisbasis die makkelijk te onderhouden is en waarin gebruikers snel de juiste informatie kunnen vinden.
En wij helpen ook bij het verzamelen, invoeren en plaatsen van informatie en documenten in de kennisbank. Daarbij zorgen we voor een consistente opmaak en de juiste indeling en duidelijke metadata.
Dit hebben we voor anderen gedaan
Maakt kennis toegankelijk
Digitaal kennis delen met aandacht voor mensen
Hoe zorg je dat jouw kennisbank geen slapend bestaan leidt? Zet de eerste stap en start met onze