Out of office mail aan? Laat deze 7 kansen niet liggen!

banner Meer leads terwijl jij in de zon ligt

Out of office mail aan? Laat deze 7 kansen niet liggen!

Een afwezigheidsmelding aanzetten is het allerlaatste waar je aan denkt voor die welverdiende vakantie. Nog even snel in die automatische reactie zetten wanneer je weer terug bent, met welke collega dan contact opgenomen kan worden of misschien zelfs dat je e-mail in de tussentijd niet gelezen wordt. Wat veel mensen zich niet realiseren, is dat je afwezigheidsboodschap een unieke kans is om iemands aandacht net wat langer vast te houden. Het hoeft niet lang of complex te zijn, maar wel attent en interessant. We delen er een aantal met je voor wat inspiratie!  

1. De basis afwezigheidsmelding – één die je rond deze tijd erg veel tegenkomt

Bedankt voor je email. Ik ben op vakantie van [t/m periode] en heb beperkte toegang tot mijn e-mail / heb geen toegang tot e-mail. U kunt contact opnemen met mijn collega [naam] op [e-mail] of [tel]. Ik zal zo snel mogelijk op uw e-mail reageren vanaf [datum terugkomst]. 

Deze afwezigheidsmelding bevat in de kern alle elementen van een goed antwoord, maar je laat wel kansen liggen. 

2. Meer leads terwijl jij in de zon ligt

Heb je er wel eens aan gedacht om een afwezigheidsbericht te gebruiken als hulpmiddel voor het creëren van leads? Weer eens wat anders en heel simpel. Vraag bijvoorbeeld of de mailer de nieuwsbrief al ontvangt of maak van de gelegenheid gebruik om te wijzen op een (online) training, webinarwhitepaper of iets anders dat jouw bedrijf gebruikt om leads te genereren.  

[Basisinfo] + Volgt u onze wekelijkse / maandelijkse nieuwsbrief al? Een wekelijkse dosis inspiratie en het laatste nieuws over [thema] rechtstreeks in uw inbox. Om ervoor te zorgen dat u niets mist, kunt u zich hier aanmelden voor onze nieuwsbrief. 

3. Promoot je content

Als het genereren van leads geen doelstelling is, kun je je afwezigheidsbericht ook gebruiken om meer aandacht te krijgen voor jouw content. Voeg meerwaarde toe aan je e-mail door te linken naar een interessante online bron op de website van jouw organisatie. 

[Basisinfo] + Gelukkig nemen onze blogs / e-books / whitepapers nooit vrije dagen op en kan ik deze whitepaper over [onderwerpmet u delen. Leuk om te horen wat u ervan vindt!  

4. Out of office? De website is er altijd 

Misschien heb je geen content om naar te verwijzen of wil je gewoon verkeer naar je website leiden met je afwezigheidsmelding? Ook daar is het bericht zeker geschikt voor. Een voorbeeld: 

[Basisinfo] + Heeft u mij een e-mail gestuurd over [jouw dienst/product]? Hartelijk dank! Lees hier hoe onze andere klanten onze diensten hebben ervaren. (Plaats een link naar testimonials of case-study’s 

5. Netwerken kan zelfs als je er niet bent

Niet elke afwezigheidsmelding is voor een vakantie, helaas. Soms heb je er een nodig voor een zakenreis of conferentie. Waarom zou je die kans niet pakken om nieuwe zakelijke contacten op te doen? Bijvoorbeeld zo: 

Bedankt voor uw e-mail. Ik ben niet bereikbaar via e-mail, vanwege een bezoek aan [naam conferentie]. Bent u daar ook te vinden? Dan zou ik daar graag met u in contact komen. Ons bedrijf zal exposeren op stand ###. Kom gerust langs!  

Volg me op Twitter @Twitternaam voor mijn bevindingen over de conferentie. 

6. Verwijs naar je socials

De meeste mensen zoeken niet actief naar de social media-accounts van een merk. Ze volgen je vaker als daarom wordt gevraagd of de gelegenheid wordt geboden. Handig om ernaar te verwijzen in je afwezigheidsreactie dus.  

[Basisinfo] + Wil je op de hoogte blijven van de laatste updates rond [organisatie/thema]? Volg ons op Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / Etc.  

7. Ga voor ludiek

Natuurlijk zijn de beste afwezigheidsberichten de grappige of ludieke berichten. Kijk wel uit dat je de plank niet misslaat. Zo’n bericht slaat niet bij elke doelgroep aan. Een aantal voorbeelden ter inspiratie: 

Voorbeeld A. Ik ben van mijn vakantie aan het genieten tot [datum] en zal geen e-mails checken. Ik weet zeker dat je dit waarschijnlijk niet wilt horen omdat je zelf aan het werk bent, dus hier is een leuk kattenfilmpje om je op te vrolijken. Ik ben op [datum] terug van vakantie. Fijne week!

Voorbeeld B. SLECHT NIEUWS: ik ben op vakantie tot [datum]. Ik reageer zo snel mogelijk op je mail als ik terug ben. GOED NIEUWS: mijn collega [naam] heeft aangeboden achter te blijven en mijn werk over te nemen. U kunt hem bereiken via via [email of tel].

Voorbeeld C. Van [periode] ben ik niet aanwezig. Heb je een dringende vraag? Google weet ook veel.
Gaat het om een noodgeval? Bel 112.
Is het allemaal niet zo urgent? Neem een lekkere kop koffie en probeer me vanaf [datum] nog een keer te bereiken.  

Verras je lezer

Heb je nog vijf minuten over voor je die kantoordeur achter je dicht trekt? Verras de lezer met een ludiek en interessant afwezigheidsbericht. Wat is de beste out of office mail die jij hebt ontvangen of geschreven? Laat het ons weten en stuur een e-mail.

Maandelijks verrassende inzichten in je user experience? Schrijf je in: