Eerder schreven we een blog over Scrum en hoe je dat succesvol inzet. Nu de coronacrisis speelt komt er een nieuwe uitdaging bij, op afstand werken. Kun je nog wel Agile werken op afstand? En hoe kun je toch snel innoveren terwijl iedereen digitaal werkt als je geen strak omlijnd plan hebt, of als een bepaald project nog nooit eerder uitgevoerd is? Gezamenlijk ideeën definiëren, oplossingen bedenken, testen en uitvoeren. Er zijn honderden apps en websites die je kunnen helpen, allemaal bij een ander onderdeel in het proces.
Omdat wij al heel lang digitaal én op afstand werken, hebben we een reeks tools voor digitaal samenwerken op een rij gezet. Er zijn er nog veel meer, maar juist om je op weg te helpen delen we onze favorieten. Hierbij hebben we rekening gehouden met de meest gebruikte omgevingen bij bedrijven.
Communicatie
Communicatie gaat nu over snel kunnen overleggen met collega’s of klanten. Naast de bekende communicatiekanalen als telefoon, Whatsapp en e-mail, is er ook een aantal bijgekomen de afgelopen tijd om het digitaal werken makkelijker en effectiever te maken. Skype ken je waarschijnlijk wel. De laatste versie werkt overigens erg stabiel.
Teams
Teams is beschikbaar voor Office 365 gebruikers en biedt de mogelijkheid om heel makkelijk te chatten of te vergaderen (met beeld) met je teamleden of met gasten buiten de organisatie. Je kunt met maximaal 20 personen tegelijk deelnemen aan een videogesprek. De communicatiegeschiedenis is gelijk voor iedereen beschikbaar. Ook kun je een team aanmaken waarin je diverse kanalen kunt maken voor bijvoorbeeld projecten en bestanden kunt delen met je teamleden.
Slack of Zoom
Een andere app die ook veel gebruikt wordt is Slack. Voor vergaderen en webinars is Zoom ook een goede kandidaat. Teams is wel weer het beste geïntegreerd met Office en Sharepoint, als je één van de twee gebruikt. Overigens heeft Teams ook de mogelijkheid om andere apps op te nemen in een tabblad. Zo heb je vanuit Teams ook toegang tot Jira, Trello of andere planning applicaties.
Planning
Planning is een breed begrip, waardoor de keuze voor een tool sterk afhankelijk is van wat je wilt plannen. Laten we ervan uitgaan dat je flexibel wilt werken en werkt met sprints. Gebruikelijk is dat we de items op bijvoorbeeld de sprint backlog schrijven op post-its. Er zijn dan drie kolommen:
1. “to do”,
2. “in progress”,
3. “done”.
Soms een vierde kolom “testing”. Zo is voor iedereen duidelijk hoe het project ervoor staat.
Trello
Dergelijke fases zijn goed te ondersteunen met een Kanban-bord. Hiermee visualiseer je het werk, kun je de voortgang bewaken en is de stand van zaken voor iedereen overzichtelijk. Een bekende applicatie is Trello.
Jira of Planner
Tools voor digitaal samenwerken
Voor de meeste bedrijven is een Kanbanbord in Trello voldoende. Heb je een complexere omgeving waarin je functioneel en releasebeheer wilt plannen, dan is Jira een systeem dat veel gebruikt wordt. Teams heeft ook een Kanbanbord beschikbaar en kun je makkelijk toevoegen als applicatie, het heet heel toepasselijk “Planner”. Je kunt Trello en Jira overigens ook koppelen met Teams.
Analyse en ontwerp
Voor analyse en ontwerp zijn ook allerlei applicaties beschikbaar om processen visueel te maken. Voor UX wireframes en userinterfaces gebruiken wij meestal een Sketch compatible systeem. Ook zijn er systemen die vooral in de cloud werken en gericht zijn op samenwerken. Zo kun je met een team van 25 ontwerpers prima in één bestand ontwerpen. Dit hebben wij tijdens de UX Conference in Londen getest toen de spreker niet kon komen door het coronavirus. Wil je digitaal brainstormen met een groep op afstand, dan zijn de volgende apps een goed uitgangspunt:
Microsoft
De Microsoft Whitebord applicatie is gratis en heeft verschillende sjablonen standaard beschikbaar. Brainstorming, processes, UX, customer journeys, vergaderen op een whiteboard, SWOT, plannen, probleem oplossen, empathiekaart, persona builder, trainingen, enzovoort.
In de video hieronder zie je hoe wij ons op afstand inleven in de klant. We gebruiken Microsoft Whiteboard voor het maken van een persona en het invullen van de empathiekaart.
Miro
Miro is deels gratis en is beschikbaar op alle platformen (iOS, Android, Windows). De betaalde versies hebben meer gebruiksmogelijkheden en integraties, o.a. Jira integratie. Net als het Microsoft Whiteboard heeft Miro ook veel sjablonen beschikbaar.
OneNote
Heb je al Office 365? Dan heb je ook OneNote. Wist je dat je ook heel makkelijk kunt samenwerken in een notitie. Je kunt erin schrijven, tekenen en schetsen.
Documentatie
In deze blog gaan we niet verder in op de bekende Office 365 applicaties, zoals Word, Excel, Powerpoint. Het is wel goed om als bedrijf te kiezen voor één ecosysteem. Zo zijn de applicaties van Microsoft onderling goed geïntegreerd en dat geldt ook voor de Google office-applicaties. Hierbij zien we dat Microsoft op dit moment een grote beweging heeft gemaakt naar integratie en is daarmee meer open dan Google en zeker Apple.
In het kader van documentatie en Office 365, willen we de volgende uitgangspunten graag delen.
Gebruik OneDrive voor persoonlijke documenten
Gebruik de drive voor persoonlijke documenten. Het is jouw map waar je eigen bestanden op kunt plaatsen. Alles in de cloud en lokaal beschikbaar.
Gebruik SharePoint voor bedrijfsinformatie
Gebruik SharePoint voor alle bedrijfsinformatie. Het zijn de gedeelde mappen die je met je collega’s kunt bekijken en bewerken. Ook hier geldt dat de mappen in de cloud staan en lokaal beschikbaar zijn. De mappen zijn toegankelijk met een browser in een intranetomgeving. (Sharepoint-sites).
Voor Office 365 gebruikers is er Teams. Teams leunt sterk op SharePoint en combineert daardoor communicatie met samenwerken in een document. De nadruk ligt op samenwerken aan documenten en snel kunnen schakelen met je team. Zo’n omgeving lijkt op een chatscherm waarin verwezen wordt naar een document. Dat is vaak handiger dan een document meesturen via e-mail, omdat je dan een kopie van een document maakt en je niet in hetzelfde document kunt werken. Omdat je via Teams makkelijk bestanden deelt met teamleden, heeft iedereen tegelijkertijd toegang tot een bestand én kan iedereen in hetzelfde bestand werken.
Jira genereert ook documentatie over ontwikkelingen en releases. Bied je een digitaal product aan, dan gebruik je in veel gevallen Jira. Het is goed om te weten dat er een Jira connector is naar Office 365. Voor deze blog gaat het te ver om hier dieper op in te gaan.
Meer weten over digitaal samenwerken?
Bij Nieuw Initiatief ontwikkelen we websites, kennisbanken en communities met aandacht voor mensen. Voorafgaand aan de ontwerpfase organiseren we vaak één of meerdere workshops en visualiseren we zo snel mogelijk de mogelijke oplossingen. Hiervoor gebruiken we verschillende tools, zowel fysieke tools als digitale hulpmiddelen.
Wil je ook slimmer digitaal werken met je team, gebruik onze kennis en maak een afspraak. We denken graag met je mee.