Om te beginnen met de vraag “Kun je SharePoint als documentmanagementsysteem inzetten?” Ja dat kan zeker, we hebben inmiddels al verschillende voorbeelden gezien. Maar…. is het altijd de beste oplossing? Laten we je eerst wat meer informatie geven.
De ontwikkeling van documentmanagement
Als definitie van documentmanagement gaan we voor het gemak uit van “het proces van het beheren van documenten gedurende hun levenscyclus. Het omvat het creëren, opslaan, organiseren, delen en archiveren van documenten”.
Het is goed om te bedenken dat documentmanagement al een lange weg heeft afgelegd sinds de tijd van papieren archieven. Vroeger werden documenten fysiek opgeslagen in mappen en archiefkasten. Met de komst van computers in de jaren ’80 begon de digitalisering van documenten. Organisaties gingen documenten scannen en opslaan op computers. Het zorgde voor betere toegankelijkheid en minder fysieke opslagruimte.
In de jaren ’90 en 2000 kwamen er al snel verschillende gespecialiseerde documentmanagementsystemen (DMS). Met geavanceerde functies zoals versiebeheer, toegangscontrole en zoekmogelijkheden. Voor organisaties werd het daardoor nog gemakkelijker om hun documentprocessen te stroomlijnen en de veiligheid van hun informatie te verbeteren.
Tegenwoordig zijn DMS vaak cloud-gebaseerd. Documenten zijn daarmee vanaf elke locatie, op elk apparaat, op elk moment toegankelijk. En het eind van alle ontwikkelingen rondom documentbeheer is nog niet in zicht. Wat dacht je van alle mogelijkheden van AI voor documentmanagement?
Wat is het verschil met contentmanagement of web-contentmanagement
Als je naar documentmanagement kijkt, moet je eigenlijk ook naar twee andere managementgebieden kijken; contentmanagement en web-contentmanagement. Deze zijn met elkaar verbonden.
Met contentmanagement (CM) bedoelen we het proces van het verzamelen, beheren en publiceren van informatie (content). Dit kan tekst, afbeeldingen, video’s, audio en andere multimediabestanden omvatten. De belangrijkste taken binnen contentmanagement zijn het creëren, opslaan, organiseren en verspreiden van content. Contentmanagementsystemen (CMS) zijn tools die worden gebruikt om deze taken efficiënter en effectiever uit te voeren.
En onder web-contentmanagement (WCM) verstaan we een gespecialiseerde vorm van contentmanagement dat zich richt op het beheer van content die specifiek bedoeld is voor publicatie op websites. Dit omvat niet alleen het creëren en beheren van webpagina’s, maar ook het beheren van multimedia-inhoud, e-commercefunctionaliteit, gebruikersinteractie en sociale media-integratie. Web-Contentmanagementsystemen (WCMS) zoals WordPress, Drupal en Joomla zijn ontworpen om het publiceren en beheren van webinhoud eenvoudig en toegankelijk te maken, zelfs voor gebruikers zonder technische kennis.
Verschillen tussen Contentmanagement en Web-Contentmanagement
En laten we direct ook eens naar de verschillen kijken. Dat kunnen we doen op basis van toepassingsgebied, functionaliteit of gebruikers.
Toepassingsgebied
Contentmanagement: Breder toepasbaar op verschillende soorten content en platformen, zoals intranet, interne documentopslag, mobiele apps, en andere digitale mediaplatformen.
Web-Contentmanagement: Specifiek gericht op het beheren van content voor websites en webapplicaties.
Functionaliteit
Contentmanagement: Omvat een breder scala aan functies, waaronder documentbeheer, workflowbeheer, versiebeheer, en soms zelfs samenwerkingstools.
Web-Contentmanagement: Gericht op webspecifieke functies zoals SEO (zoekmachineoptimalisatie), website analytics, responsive design en integratie met sociale media.
Gebruikers
Contentmanagement: Kan door een breder scala aan gebruikers worden gebruikt, van bedrijfsmedewerkers die interne documenten beheren tot marketingteams die digitale campagnes voeren.
Web-Contentmanagement: Specifiek gericht op gebruikers die betrokken zijn bij het creëren en beheren van webinhoud, zoals webontwikkelaars, contentbeheerders, en marketeers.
Verhouding tot Documentmanagement:
Documentmanagement (DM) is een subset van contentmanagement dat zich richt op het beheren van documenten, meestal tekst gebaseerde bestanden zoals Word-documenten, PDF’s, en spreadsheets. Documentmanagementsystemen (DMS) bieden functies zoals opslag, versiebeheer, toegangsscontrole, en zoekfunctionaliteit specifiek voor documenten.
Verhouding tussen Contentmanagement, Web-Contentmanagement en Documentmanagement:
Contentmanagement omvat een breed scala aan contentbeheeractiviteiten, waaronder documentbeheer en webcontentbeheer. Het is de overkoepelende term voor het beheer van verschillende soorten content op diverse platformen.
Web-Contentmanagement is een gespecialiseerde vorm van contentmanagement die zich richt op de specifieke behoeften en functies van het beheren van webinhoud.
Documentmanagement is een specifieke vorm van contentmanagement die zich richt op het beheer van tekst gebaseerde documenten en bestanden.
In essentie zijn zowel web-contentmanagement als documentmanagement deelgebieden van contentmanagement, elk met hun eigen specifieke focus en functionaliteiten. Web-Contentmanagement richt zich op de dynamiek en vereisten van webpublicaties, terwijl documentmanagement zich richt op de georganiseerde opslag en beheer van documenten binnen een organisatie.
Waarom is documentmanagement belangrijk
Misschien vraag je je af waarom we zo druk met documentmanagement zijn. Waarom is het belangrijk? De reden dat we dat doen, is dat documentmanagement belangrijk is voor de efficiëntie en productiviteit van onze organisaties. Het helpt om informatie gestructureerd en toegankelijk te houden, zodat we tijd besparen bij het zoeken naar documenten.
Daarnaast is een goed DMS ook belangrijk voor de beveiliging van gevoelige informatie. Door gecontroleerde toegang en versiebeheer wordt de kans op fouten en datalekken verminderd. En tenslotte kan documentmanagement ook helpen bij het naleven van wettelijke en bedrijfsrichtlijnen. Dat is dan weer belangrijk voor audits en compliance.
Met SharePoint documenten beheren
Zoals gezegd zijn er inmiddels talloze documentmanagementsystemen op de markt. Elk met zijn eigen voor- en nadelen. Zodra je op zoek gaat naar een DMS zal ook SharePoint ongetwijfeld in je lijstje verschijnen.
Wellicht is het goed om te weten dat SharePoint een onlosmakelijk onderdeel is van de gehele Microsoft365 suite. Zo maakt Teams gebruik van SharePoint om bestanden op te slaan. Is OneDrive een persoonlijke map waar je eigen documenten in op kunt slaan, maar ook de opnames van een vergadering met Teams worden er opgeslagen. OneDrive is een onderdeel van Teams.
Daarnaast heeft SharePoint ook de mogelijkheid om communicatie te ondersteunen als web-contentmanagement systeem. Veelal worden hiermee intranetten ontwikkeld.
Onderstaande afbeelding geeft een indruk waar SharePoint is opgenomen in het geheel van MS365.
Voordelen versus mogelijke bezwaren
Nu kun je SharePoint op verschillende manieren inzetten. Je kunt het gebruiken als één centrale plek voor documentopslag, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de nieuwste versies van documenten. En je kunt het ook gebruiken om intranetten te bouwen, projectmanagement te verbeteren en workflows te automatiseren. Maar het kan ook uitdagingen met zich meebrengen.
Zo kan de implementatie tijdrovend zijn. Vooral voor kleinere organisaties zonder eigen IT-afdeling is dit een belangrijk punt. Daar komt bij dat het ook wat training voor de medewerkers vereist. Je wilt immers dat iedereen in staat is om alle mogelijkheden van het systeem volledig te benutten. Anders is het zonde van de investering.
Gartner heeft een zeer handige vergelijking en monitor van diverse DMS’n. Daarin wordt overigens gekeken naar de hele Microsoft 365 suite omdat steeds meer applicaties aan elkaar gekoppeld zijn en samenwerken. Op deze site van Gartner is het makkelijk vergelijken.
Daarnaast kunnen er kosten verbonden zijn aan licenties en onderhoud. Vooral voor grotere organisaties met veel gebruikers kan dit aardig oplopen. Goed dus om vooraf even over na te denken.
In de praktijk zullen voor veel organisaties de voordelen het echter winnen van de bezwaren.
- Centrale opslag SharePoint biedt een centrale opslaglocatie voor alle documenten, wat zorgt voor een betere organisatie en vermindert de kans op verloren bestanden. Dit maakt het eenvoudiger voor teams om samen te werken, omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde documenten op één plek.
- Versiebeheer Een ander groot voordeel van SharePoint is versiebeheer. Het systeem houdt automatisch alle versies van een document bij. Dit betekent dat je altijd terug kunt naar een eerdere versie als dat nodig is, wat fouten voorkomt en de nauwkeurigheid verhoogt.
- Toegangscontrole Met SharePoint kun je precies bepalen wie welke documenten kan zien en bewerken. Dit zorgt voor een betere beveiliging van gevoelige informatie en helpt om te voldoen aan regelgeving en bedrijfsrichtlijnen.
- Integratie met Microsoft 365 SharePoint werkt naadloos samen met andere Microsoft 365-tools zoals Word, Excel en Teams. Veel gebruikers kennen deze tools al en dat verhoogt de productiviteit en samenwerking. Documenten kunnen eenvoudig worden gedeeld en bewerkt binnen bekende applicaties.
- Cloud-gebaseerd Omdat SharePoint cloud-gebaseerd is, hebben medewerkers overal en altijd toegang tot documenten. Zolang ze uiteraard een internetverbinding hebben. Dit maakt flexibel werken en samenwerking op afstand eenvoudiger dan ooit. En dat past natuurlijk helemaal bij deze tijd waarin we nu leven en werken.
Aanpak SharePoint implementeren
Om te beginnen gaat het niet om een systeem. Dit is een van de meest voorkomende fouten; beginnen bij een systeem. Stel in plaats van een systeem het DMS, de gebruiker centraal. Bij Nieuw Initiatief spreken we hier heel vaak over. Niet de interne processen, maar de gebruiker moet centraal staan bij de ontwikkeling van je dienstverlening. Ook wel design thinking genoemd. En dat kan alleen als je echt luistert naar – en empathie toont voor de gebruiker. Er zijn talloze blogs over mensgericht denken en ontwerpen te lezen.
Voor grotere projecten wil je daarom altijd een UX-designer erbij betrekken. Niet voor de schermen, maar om de gebruiker en de werkwijze, hoe zij omgaan met documenten, echt te begrijpen. Een UX-designer is hiervoor opgeleid.
De aanpak in stappen:
Stap 1 – onderzoek de werkprocessen, werkwijzen en type documenten.
Stap 2 – start met ontwerpen. Het betreft hier wederom niet om een ontwerp van een systeem, maar hoe het systeem de gebruiker het beste kan ondersteunen. Hierbij zetten we de gebruiker op 1, documenten structuren, metadata, vindbaarheid op 2 en komt het systeem op plaats 3.
Tijdens het ontwerpen zorg je er ook altijd voor dat er een contentspecialist, analist is aangesloten. De content bepaald namelijk vaak de context waarin de gebruiker werkt. Dan kunnen prioriteit 1 en 2 goed bekeken worden.
Ga hierbij uit van de volgende spelregels en principes.
- Ontwerp met de gebruiker – Ontwerp op basis van de behoeften en context (documenten, content, omgeving) van mensen, niet vanuit de techniek of de organisatie.
- Wees pas tevreden als je gebruiker dat ook is – Ontwerp, test, meet en verbeter voortdurend totdat de gebruiker tevreden is.
- Maak het eenvoudig voor de gebruiker – Ontwerp eenvoudige processen, gebruiksvriendelijke systemen en schrijf begrijpelijk.
- Ga uit van feiten, niet van aannames – Ontwerp op basis van feiten en gebruiksonderzoek. Veronderstel niet dat de gebruiker hetzelfde is als jij.
- Wees transparant en deel je kennis – Werk samen, deel kennis en ervaring, en sta open voor feedback.
De volgende stap is het opstellen van een informatiearchitectuur. Binnen grote organisaties, overheden is dit een belangrijke stap waarin ook het beleid rondom documentenbeheer wordt opgezet. Hierbij komen de wetten AVG en de Archiefwet aanbod. Voor minder complexe organisaties is het wel goed om hierbij stil te staan, zodat documenten ook vindbaar en herbruikbaar blijven.
Stap 3 – Content. Voor contentmanagementprojecten neemt content (uiteraard) een belangrijke plaats in. Het gaat dan immers om kleinere delen van teksten en andere media. Het is cruciaal om een content specialist al vanaf de eerste ontwerpfase te betrekken, omdat zij kunnen helpen bij het structureren van tekst, schrijven in duidelijke taal en het opruimen van overbodige content.
Tijdens een workshop kunnen deelnemers bijvoorbeeld leren over schrijf- en redigeervaardigheden, met praktische oefeningen gericht op het verbeteren van saaie, corporate teksten voor gebruikers en SEO. Ze leren ook denken als een journalist door informatie kritisch te beoordelen en gaten op te vullen. Daarnaast krijgen ze advies over het samenwerken met stakeholders, waardoor ze vertrouwen kunnen opbouwen bij het aanpassen van minder goede teksten.
Bij document management gaat het om de documenten als eenheid. Dit is iets grover van opbouw, maar niet minder complex. Ook hier is een content specialist samen met een UX-designer van belang. Bij grote kennisbanken is iemand met een opleiding Lexicologie een welkome aanvulling op het team.
Verder wil je ook kijken naar contentstandaarden of informatiestandaarden. Informatiestandaarden zijn vastgestelde richtlijnen en protocollen voor het beheren, structureren en beschrijven van informatie. Ze worden gebruikt om uniformiteit en consistentie te waarborgen in de manier waarop gegevens worden georganiseerd en gepresenteerd. Enkele belangrijke aspecten van informatiestandaarden zijn:
- Metadata: Dit omvat de beschrijvende informatie over documenten, zoals titel, auteur, datum, en trefwoorden, die helpt bij het catalogiseren en zoeken van informatie.
- Bestandsformaten: Standaarden voor bestandsformaten zorgen ervoor dat informatie op een consistente manier wordt opgeslagen en uitgewisseld, zoals PDF voor documenten of XML voor gestructureerde data.
- Taxonomieën en thesauri: Gecontroleerde woordenlijsten en classificatiesystemen die worden gebruikt om informatie te categoriseren en te labelen, waardoor zoekmachines en gebruikers informatie beter kunnen vinden.
- Indexeringsrichtlijnen: Regels voor hoe informatie moet worden geïndexeerd door zoekmachines, zodat relevante documenten sneller en accurater kunnen worden gevonden.
- Interoperabiliteit: Standaarden die ervoor zorgen dat verschillende systemen en software met elkaar kunnen communiceren en gegevens kunnen uitwisselen zonder verlies van informatie.
Door informatiestandaarden toe te passen, kunnen organisaties de kwaliteit, toegankelijkheid en vindbaarheid van hun informatie verbeteren, wat leidt tot efficiëntere informatiebeheerprocessen en een betere gebruikerservaring.
Stap 4 – Realisatie. Tenslotte ga je over tot realisatie. SharePoint configureer je zoals dat is afgesproken in de ontwerpfase. Het is verstandig om de realisatie Agile aan te pakken in Scrum-teams. Niet elk detail zal al ontworpen zijn en er kunnen nieuwe inzichten ontstaan. Belangrijk is dat de gebruiker hier in scrum-teams ook aan tafel zit.
De gebruiker zal er mee moeten werken, dus is het belangrijk dat zij ook in dit deel van het proces aanwezig is. Zij maken in principe de keus hoe het systeem moet werken. Dit geeft nog wel eens verwarring met de ‘product owner’. Je hebt meerdere gebruikers maar een product owner. Dan neemt de product owner de beslissing, maar hierbij is het belangrijk dat de product owner de ontwerpuitgangspunt punten uit stap 2 respecteert.
Stappen schematisch weergegeven
En dan hebben we nog veel onderwerpen niet eens aangetipt. Veiligheid, is het verstandig SharePoint te gebruiken als een extern CMS, hoe sterk is SharePoint eigenlijk met zijn CMS functie? Of is het toch meer een DMS, waarin documenten goed beheerd kunnen worden? Zo is SharePoint zeker goed in te zetten als DMS voor intern gebruik.
Laat mij weten waar je meer over zou willen weten!
—
Wellicht ook interessant om te lezen: