Kennis delen binnen je team: Hoe pak je dat aan? 

Kennis delen binnen je team: Hoe pak je dat aan? 

Kennis delen binnen een team is een belangrijk onderdeel van een succesvolle samenwerking. Logisch. Het zorgt er immers voor dat de collectieve expertise van het team optimaal wordt benut. Het helpt bij het oplossen van problemen, het verbeteren van processen en het stimuleren van innovatie. Leuk, die theorie, maar de praktijk kan heel anders zijn. Dus… hoe pak je kennis delen binnen een team effectief aan?  

In dit blog bespreken we de verschillende aspecten van kennisdeling binnen een team en geven we praktische tips om dit proces te verbeteren. 

Wat is kennismanagement? 

Eerst terug naar het begin, de definitie van kennismanagement. Kennismanagement is het proces waarbij informatie en expertise binnen een organisatie worden verzameld, gedeeld en benut. Het gaat om zowel de expliciete kennis (zoals documenten en handleidingen), als de impliciete kennis (die zit vaak in de hoofden van medewerkers).

Door kennis op een gestructureerde manier te beheren en te delen, kan een team dus efficiënter werken en beter inspelen op veranderingen en uitdagingen. Kennismanagementsystemen, zoals intranetten en documentbeheerplatforms kunnen daarbij helpen, maar de cultuur van kennisdeling binnen het team is net zo belangrijk, of misschien wel belangrijker. 

Voordelen van kennis delen binnen een team 

Het delen van kennis binnen een team biedt talloze voordelen. Allereerst leidt het tot verbeterde efficiëntie en productiviteit. Wanneer teamleden vrijelijk informatie en inzichten delen, worden problemen sneller opgelost en worden dubbele inspanningen en ‘herwerk’ voorkomen. Daarnaast versterkt kennisdeling het vertrouwen en de samenwerking binnen een team. Het creëert een cultuur waarin teamleden elkaar ondersteunen en samen naar doelen toewerken. Bovendien kan kennisdeling innovatie stimuleren. Nieuwe ideeën ontstaan vaak door het combineren van verschillende perspectieven en expertise. En dat kan alleen in een omgeving waar kennis vrijelijk wordt gedeeld. 

Uitdagingen bij kennis delen 

Hoewel de voordelen duidelijk zijn, zijn er ook uitdagingen bij het delen van kennis binnen een team. Dat kan komen door tijdsdruk, cultuurverschillen of een machtsmentaliteit. Daar komen we zo op terug.

CASUS

Even een praktijkvoorbeeld tussendoor. Een jonge medewerker bevindt zich tussen zeer ervaren collega’s. De collega’s zijn niet alleen ouder qua leeftijd, maar zijn ook ‘ouder’ qua werkervaring binnen de organisatie. De jonge medewerker voelt zich daardoor niet veilig genoeg om proactief informatie te delen.

Hij/ zij reageert alleen wanneer er specifiek om gevraagd wordt en deelt dan uitsluitend documenten in een ‘read-only’ formaat. De bestanden staan in een eigen map op OneDrive of lokale hardeschijf. De medewerker voelt zich kwetsbaar als hij/zij informatie deelt en ‘vrijgeeft’. En doet dat dus liever niet.

De organisatie wordt daarnaast gekenmerkt door een complex politiek speelveld, waar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onduidelijk zijn. Dit creëert een omgeving waarin het actief delen en beschikbaar stellen van informatie feitelijk ontmoedigd wordt. 

Waarom delen medewerkers geen kennis met elkaar 

Een veelvoorkomende frustratie van directeuren is dat medewerkers hun kennis niet delen Het kan leiden tot inefficiënties en gemiste kansen. Er zijn verschillende redenen waarom dit gebeurt.

Soms heerst er een ‘kennis is macht’-mentaliteit, waarbij medewerkers hun expertise niet willen delen uit angst om hun unieke waarde te verliezen. Daarnaast kunnen cultuurverschillen tussen teams of binnen de organisatie een rol spelen. Het resultaat is een gebrek aan vertrouwen of open communicatie en medewerkers worden terughoudend om informatie te delen.

En tenslotte kan tijdsdruk een belangrijke factor zijn. In een hectische werkomgeving kan het vastleggen en delen van kennis bijvoorbeeld als een extra belasting worden gezien. Het verschuift daardoor naar de achtergrond.

Het is dus belangrijk om te begrijpen wat mogelijk de oorzaak is waarom medewerkers geen kennis delen. Dan kun je het aanpakken, eventuele drempels verlagen en cultuur bevorderen die meer op samenwerking is gericht. 

Hoe kun je kennis overdragen? 

Er vanuit gaande dat de organisatie nu meer op samenwerken is gericht. Wat zijn dan strategieën om die zo gewenste kennisdeling te bevorderen? Vier tips:

  1. Creëer een cultuur van open communicatie: Zorg voor een omgeving waarin teamleden zich veilig voelen om hun kennis en ideeën te delen door transparantie en vertrouwen te bevorderen. 
  1. Implementeer technologieën voor kennismanagement: Maak gebruik van samenwerkingstools, intranetten, en kennisbanken om informatie gemakkelijk toegankelijk en deelbaar te maken. 
  1. Organiseer regelmatige kennisdelingssessies: Plan teamvergaderingen, workshops, of lunch-and-learns waar teamleden gestructureerd kennis kunnen uitwisselen. 
  1. Belonen van kennisdeling: Erken en beloon medewerkers die actief bijdragen aan de kennisbasis van het team, om anderen aan te moedigen hetzelfde te doen. 

Kennisoverdracht methoden – Manieren om kennis te delen binnen een team 

En dan nu de methoden. Er zijn verschillende manieren om kennis effectief binnen een team te delen. Informele gesprekken en vergaderingen zijn een directe manier om informatie uit te wisselen. Dagelijkse stand-ups of wekelijkse teamvergaderingen bieden de gelegenheid om inzichten en updates te delen. Mentorschap en coaching zijn ook waardevol. De ervaren teamleden kunnen daarvoor hun kennis overdragen aan collega’s. Daarnaast kunnen documentatie en kennisbanken een gestructureerde manier bieden om kennis vast te leggen. Workshops en trainingen zijn nuttig voor het verdiepen van specifieke vaardigheden of het introduceren van nieuwe tools. En tot slot kunnen digitale platforms zoals intranetten en samenwerkingstools de communicatie en kennisdeling vergemakkelijken, vooral in teams die op afstand werken. 

Oké, wat kunnen we nu concluderen? Kennis delen binnen een team is een belangrijk onderdeel voor een succesvolle samenwerking. Door bewust te investeren in kennismanagement en obstakels zoals tijdsdruk en cultuurverschillen aan te pakken, kunnen teams beter hun kennis delen. Of je dat nu doet via informele gesprekken, het vastleggen van documentatie of digitale tools, het vinden van de juiste mix en balans is belangrijk. Uiteindelijk wil je een open en ondersteunende kennisdelingscultuur creëren zodat je betere prestaties, meer innovatie en een sterker team krijgt. 

—–

Wellicht ook interessant om de lezen:

Maandelijks meer inspiratie en tips in je mailbox. Wij schrijven over kennis delen (kennisbanken),  mensen verbinden (community) en samen leren (e-learning).

Tips en inspiratie in je mailbox

Hopelijk heb je de informatie gevonden die je zocht. Maandelijks sturen wij je een e-mail vol tips, ideeën en inspiratie. Meld je aan om die te ontvangen.