Hoe zorg je dat jouw kennisbank gebruikt wordt in de praktijk?

Hoe zorg je dat jouw kennisbank gebruikt wordt in de praktijk?

Het delen van kennis op een platform zoals een kennisbank of intranet is waardevol, want het helpt je achterban verder in hun werk of passie. Maar hoe zorg je dat jouw doelgroep je waardevolle kennis daadwerkelijk weet te vinden, de kennisbank gebruikt in de praktijk en misschien zelfs hun eigen ervaringen toevoegt?

Er is een gouden combinatie om te voorkomen dat jouw kennisbank een slapend bestaan leidt. Voordat we die combinatie met je delen, beginnen we deze blog met een fictief verhaal van huisarts José en Tess als voorbeeld.

José is huisarts en erg blij met de kennisbank voor huisartsen

Als huisarts merkt José dat patiënten steeds vaker met uiteenlopende vragen langs komen en mondiger worden. Vaak hebben ze online al van alles opgezocht en een bepaalde aandoening in gedachten. Dat maakt diagnosticeren voor haar niet makkelijker. Ze heeft meestal maar tien minuten voor een gesprek en moet daarin van alles zien uit te sluiten.

huisarts José heeft regelmatig een kennisbank gebruikt

Daarom is José erg blij met de gedegen kennisbank van Thuisarts. In de kennisbank kan ze snel medische informatie opzoeken, maar ook relevante juridische informatie en vragen over ons zorgstelsel terugvinden.

Tess is een millennial en regelmatig te vinden in een community met gezondheidstips

Tess is als millennial een echte digital native. Zij is gewend om elke vraag die ze heeft even snel op te zoeken op haar mobiele telefoon.

Zo had ze laatst last van haar buik, waarop iemand haar online een groentedieet aanraadde aangevuld met het slikken van vitamine B. Handig zo’n online community vindt Tess, dat scheelt weer een bezoekje aan de huisarts.

Tess

Tess probeert het aangeraden dieet en de vitaminen een tijdje uit. Het lijkt beter te gaan, maar nu heeft ze weer andere klachten: tintelingen in haar benen en ze kan moeilijk in slaap komen. De klachten worden erger en in de online community zijn de meningen verdeeld.

Tess besluit dus toch haar huisarts José een bezoekje te brengen. De tintelingen blijken te komen door een teveel aan vitamine B. Maar die diagnose duurt even, want dat Tess extra (en dus teveel) vitamine B gebruikt wist José nog niet.

Oké, even terug naar een stukje theorie. In dit voorbeeld noemen we de kennisbank die José gebruikt voor haar werk en de online community die Tess gebruikt voor gezondheidstips.

Wat verstaan we onder een kennisbank?

Een kennisbank kun je zien als een enorme ladekast waarin allerlei gevalideerde gegevens zijn opgeslagen, eigenlijk een groot archief. De informatie is betrouwbaar en vaak gebaseerd op basis van wetenschappelijk onderzoek of kennis over een bepaald vakgebied.

Zo’n archief of kennisbank wordt pas nuttig als je 1) al die informatie makkelijk kunt terugvinden omdat het goed gestructureerd en gecategoriseerd is 2) als er verbanden gelegd zijn tussen al deze stukjes informatie en 3) als de termen en kennis aansluiten op de denkwijze van de gebruikers. Er zijn allerlei metadata modellen en technologische oplossingen beschikbaar die het structureren van kennis vergemakkelijken.

Wat verstaan we onder een community?

Een community is een groep mensen die iets gemeenschappelijks met elkaar deelt. Dat kan een passie zijn, een kennisgebied, een branche of een beroep. Of bijvoorbeeld een groep mensen die bij hetzelfde bedrijf werkt of naar dezelfde school gaat. In een online community kunnen deze mensen elkaar vinden om ervaringen, inspiratie en kennis uit te wisselen.

Je kent vast de groepen op social media waar mensen reiservaringen over een bepaald land delen of tips als het gaat om een gemeenschappelijke sport.

online community op facebook voor reizigers

Als wij het hebben over een online community bedoelen we vooral de platforms waar mensen ervaringen en kennis delen over hetzelfde vakgebied, beroep of branche. De communityleden kunnen er connecten met gelijkgestemden en leren van de ervaring, kennis en kunde van vakgenoten.

In een community moeten mensen met elkaar in gesprek kunnen en veilig ervaringen kunnen uitwisselen. Delen en van elkaar leren staat centraal, net zoals in een kennisbank eigenlijk. Dat is waarom een kennisbank een krachtige toevoeging is op een online community. Maar geldt dat andersom ook?

Is het interessant om een community toe te voegen aan een kennisbank? Daarvoor gaan we weer even terug naar het voorbeeld van Tess en José.

Hoe kan kennis delen nog beter?

Stel je voor dat er een platform zou zijn waar mensen zoals Tess in begrijpelijke taal een antwoord kunnen vinden op medische vragen. Geen antwoord gevonden in de kennisbank? In de community kunnen ze vragen stellen en ervaringen delen, waarbij vanuit een redactie gecontroleerd wordt wat wel en wat niet nuttig is. De redactie kan de gesprekken aanvullen met links naar de kennisbank.

Als er zo’n platform zou zijn (een betrouwbare kennisbank aangevuld met een community), dan was het gesprek tussen Tess en huisarts José efficiënter verlopen of misschien helemaal niet nodig geweest.

De voordelen van de combinatie van een kennisbank en community gelden overigens niet alleen voor dit voorbeeld over medische vragen.

Waarom een kennisbank en community elkaar goed aanvullen – op bijna elk onderwerp

Beleidsmedewerkers of andere professionals die kennis in de praktijk brengen hebben andere behoeften als het gaat om een kennisbank. Voor hen zijn duiding, toepasbaarheid, voorbeelden en dialoog krachtige hulpmiddelen om kennis beter toe te passen. Precies datgene wat gebruikers met elkaar kunnen toevoegen in een online community.

Denk bijvoorbeeld aan kennisinstellingen die onderzoek doen en het resultaat publiceren. Hoe mooi zou het zijn als deze wetenschappelijke kennis toegankelijker wordt omdat mensen erover in gesprek kunnen en het daardoor direct bruikbaar is voor professionals in de uitvoering?

Je kan jouw kennis en de ervaringen uit de praktijk dichter bij elkaar brengen als je een platform biedt waar mensen het gesprek aan kunnen gaan over die kennis: een online community. Op die manier maak je de informatie levendiger en kun je het verder brengen met elkaar door aan te vullen vanuit verschillende invalshoeken.

Wat levert het op als je kennis delen en verbinden combineert?

Als je een kennisbank en community combineert in één platform zorg je dat betrouwbare kennis makkelijker toegepast kan worden in de praktijk, maar ontdek je ook de informatiebehoeften van gebruikers. We zetten de voordelen voor je op een rij.

• Leden komen gemakkelijk in contact met gelijkgestemden over benodigde kennis en krijgen sneller antwoord op hun vragen (dus lagere helpdeskkosten als je een helpdesk hebt).

• Waardevolle gesprekken en samenwerkingen, op ieder moment binnen handbereik voor je leden. Dus ook jouw organisatie weekend viert of slaapt.

• Je kunt het gesprek met je achterban op elk moment aangaan als organisatie. Dat helpt je om achter de vragen en behoeften van gebruikers te komen. Nu zie je vaak dat gebruikers geraadpleegd worden met enquêtes. Dat betekent dat er steeds opnieuw een campagne gestart moet worden. Bovendien kun je veel beter doorvragen als je echt in gesprek kunt, zelfs al vindt dat gesprek digitaal plaats.

• De gesprekken met gebruikers kunnen weer input zijn voor nieuwe informatie in de kennisbank.

• Gevoel van verbondenheid stijgt omdat er contact mogelijk is met gelijkgestemden en de kennisbank niet alleen maar draait om zenden. Daarmee voelen mensen zich ook meer betrokken bij jouw organisatie.

• In decentrale organisaties worden processen vaak herhaald. De combinatie van een kennisbank en community zorgt ervoor dat het wiel niet steeds opnieuw uitgevonden hoeft te worden, maar wél dat iedereen zich betrokken voelt bij dat wiel.

Zet de stap naar een levendige kennisbank

Een online community platform om je leden met elkaar te verbinden of een kennisbank om betrouwbare informatie te delen zijn beiden erg waardevol. De combinatie van ‘kennis delen’ en ‘verbinden’ maakt een platform nog veel waardevoller.
Vul jouw kennisplatform aan met functionaliteiten zoals een forum, chat of discussie en je zult zien dat je kennisbank vaker gebruikt wordt. En zeg nu zelf, je hebt vast geen kennisbank in het leven geroepen om het platform een slapend bestaan te laten leiden?

Hulp nodig?

Wil je een levendige kennisbank ontwikkelen door er een community aan toe te voegen? Of wil je jouw nieuwe kennisbank goed voorbereid starten, maar weet je niet goed waar te beginnen?

Dan is onze InitiatiefVersterker iets voor jou, waarin we je in één dag helpen met de volgende stap zodat jij de wensen van jouw leden of klanten kunt realiseren.

Maandelijks meer inspiratie en tips in je mailbox. Wij schrijven over mensen verbinden (community), kennis delen (kennisbanken) en samen leren (e-learning).