Zoals voor zoveel dingen geldt, een goede voorbereiding is het halve werk. Bij het opzetten van een kennisbank, of herstructureren van een bestaande kennisbank, wil je daarom eerst goed bepalen wat je doel is. Vervolgens kun je stap voor stap aan de slag. Het is niet voor niets dat wij bij onze aanpak ook altijd dezelfde zes stappen doorlopen; onderzoek, ontwerp, content, realisatie, teksten en optimalisatie. Terug naar het opzetten van een kennisbank.
Kenmerken van een goede online kennisbank
In ons vorige blog vertelden we al Alles wat je over een kennisbank moet weten. Nu gaan we een stukje verder. Een echt goede kennisbank heeft namelijk een paar belangrijke kenmerken. We lichten ze stuk voor stuk toe.
- Relevante en actuele informatie
Een open deur; een goede online kennisbank bevat informatie die relevant is voor de doelgroep. Daarnaast wordt die informatie regelmatig bijgewerkt zodat het actueel blijft.
- Gemakkelijk te navigeren
Binnen de kennisbank moet het gemakkelijk zijn om te navigeren en informatie te vinden. Je wilt immers dat gebruikers zonder frustraties kunnen vinden wat ze nodig hebben.
- Verschillende vormen informatie
Een goede online kennisbank bevat ook informatie in verschillende vormen, zoals artikelen, handleidingen, video’s of podcasts. Het stelt gebruikers in staat om op verschillende manieren de informatie tot zich te nemen. De één leest liever, de ander luistert liever..
- Gebruiksvriendelijk
Om een gebruiksvriendelijke kennisbank te krijgen, moet de interface natuurlijk goed zijn. Hoe moet makkelijk in gebruik zijn en waar nodig duidelijke instructies hebben.
- Ondersteund door experts
Een goede online kennisbank wordt ondersteund door experts of professionals op het gebied waarover de kennisbank gaat. Dat geeft gebruikers vertrouwen in de kwaliteit van de informatie.
Het belang van een goede navigatie in een online kennisbank
Wie heeft er zin om in een bos te verdwalen? Niemand toch. Dat is online niet anders. Je wilt weten waar je bent, en waar je naartoe zou kunnen gaan. Daarom willen gebruikers een kennisbank waarbinnen makkelijk te navigeren is. En dat bereik je door:
- gebruik te maken van categorieën
- een goede zoekfunctie in te stellen.
- duidelijk labels te gebruiken
- links naar andere relevante informatie te maken
- sitemaps te gebruiken
Hulpmiddelen taxonomie en thesaurus
Welke categorieën en labels je nodig hebt, bepaal je natuurlijk zelf. Handige hulpmiddelen daarbij zijn een taxonomie en thesaurus.
Verschil taxonomie en thesaurus
Een taxonomie is een manier om informatie te categoriseren of te organiseren, terwijl een thesaurus een lijst is met synoniemen en gerelateerde begrippen voor een bepaald woord of onderwerp. Beide kunnen helpen bij de navigatie van een kennisbank door te zorgen voor een duidelijke en logische indeling van de informatie.
Voorbeelden taxonomie
Een taxonomie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om informatie te organiseren in categorieën en subcategorieën, wat kan helpen om de informatie gemakkelijker te vinden voor gebruikers. Bijvoorbeeld, een taxonomie voor een kennisbank over dieren zou categorieën kunnen omvatten zoals ‘zoogdieren’, ‘vogels’, ‘reptielen’, etc.
Voorbeelden thesaurus
Een thesaurus kan helpen door gebruikers synoniemen of gerelateerde begrippen aan te bieden voor een bepaald zoekwoord. Bijvoorbeeld, als een gebruiker zoekt naar informatie over ‘katachtigen’, kan de thesaurus de gebruiker helpen synoniemen te vinden zoals ‘leeuwen’, ‘tijgers’, ‘luipaarden’, etc.
Een kennisbank aantrekkelijk maken met taxonomie
Een taxonomie is een structuur die wordt gebruikt om informatie te categoriseren en te organiseren. Door middel van een taxonomie kan de inhoud van een kennisbank op een logische manier worden geordend. Bovendien kan een taxonomie helpen om de kennisbank overzichtelijker te maken, wat het automatisch aantrekkelijker maakt voor de gebruikers.
Ook door de content van je kennisbank te categoriseren op basis van specifieke onderwerpen of thema’s, wordt het voor gebruikers aantrekkelijk om je kennisbank te gebruiken.
En ook interessant is dat een taxonomie helpt om de kennisbank beter te laten indexeren door zoekmachines. Dat leidt tot een grotere zichtbaarheid en bereik.
Wat is het gemiddelde budget voor een kennisbank?
En dan komen we zo aan het eind van dit blog vanzelf op de vraag; wat kost dat dan zo’n kennisbank? En je voelt het al aankomen, daar is niet één antwoord op te geven.
Het is namelijk afhankelijk van factoren, zoals de grootte van de organisatie, de doelgroep en het doel van de kennisbank. Sommige kennisbanken kunnen worden opgezet met een beperkt budget, terwijl andere kennisbanken juist veel grotere budgetten vereisen.
Het is goed om eerst een beeld te hebben van:
- Content (inhoud). Moet er geld worden uitgegeven aan het verzamelen en creëren van inhoud voor de kennisbank, bijvoorbeeld door het inhuren van schrijvers of het opnemen van video’s?
- Technologie. Zijn er kosten nodig voor het opzetten van de techniek/ software om de kennisbank te hosten en beheren. Denk aan content management systemen of zoekfuncties?
- Marketing. Wat wil je gaan doen met het promoten van de kennisbank, heb je een budget nodig voor online marketing of brochures?
- Onderhoud. Wie gaat het onderhoud doen, wordt dat in eigen beheer of uitbesteed?
Niettemin, geven we je uiteraard graag een indicatie van de kosten van een kennisbank voor jouw organisatie. Plan een afspraak met Edwin in, hij beantwoordt je vragen graag.