Hoe informatieveiligheid inzetten voor beschermen van kennis

Wanneer je als kennisinstituut, adviesbureau of culturele instelling over veel kennis beschikt is dat natuurlijk heel waardevol. Dat wil je borgen en beschermen. Maar hoe doe je dat? En waarom is dat belangrijk? We hebben het hier over informatieveiligheid voor het beschermen van je kennis. En…, wellicht alvast goed om te weten, dat gaat veel verder dan alleen een paar sterke wachtwoorden.

Wat verstaan we onder informatieveiligheid

Informatieveiligheid is als een onzichtbaar schild dat waardevolle digitale gegevens bewaakt. In essentie draait het om het beschermen van informatie tegen ongeautoriseerde toegang, misbruik, vernietiging of wijziging. Het is de digitale kluis die ervoor zorgt dat onze gegevens veilig blijven.

Waarom wordt informatieveiligheid vaak onderschat?

Nou, dat is makkelijk te verklaren. Het is een beetje te vergelijken met een een verzekering: je merkt pas echt hoe belangrijk het is wanneer er iets misgaat. Veel organisaties denken daarom dat het allemaal wel meevalt, totdat ze het slachtoffer worden van een datalek of cyberaanval. Maar laten we eerlijk zijn, er zitten nu eenmaal risico’s aan het digitale tijdperk waarin we nu leven.

Tegelijkertijd zijn er ook organisaties die weliswaar voldoen aan strenge veiligheidseisen, maar door een bepaalde onzekerheid het de gebruiker onmogelijk maken om eenvoudig iets uit te voeren. Zo zijn er systeembeheerders die allerlei handige functies inschakelen om de ‘gebruiker te helpen om geen fouten te maken’. Dat lijkt soms wel de omgekeerde wereld.

Informatieveiligheid voor het beschermen van kennis

Voor kennisinstituten is informatieveiligheid (uiteraard) enorm belangrijk belangrijk. In de kennis zit vaak informatie van jarenlang onderzoek en ervaringen. Dat wil je niet ineens kwijt zijn. Het verlies of diefstal van de informatie leidt niet alleen tot financiële schade, maar kan ook reputatieschade en verlies van vertrouwen bij stakeholders tot gevolg hebben.

Hoe zorg je ervoor dat de informatie van de kennisbank veilig is?

Het begint met een goede beveiligingsinfrastructuur en strikte toegangscontroles. Dit betekent het gebruik van versleuteling, firewalls, en het implementeren van sterke authenticatiemethoden. Daarnaast is bewustwording natuurlijk erg belangrijk. Je ziet dan ook vaak dat medewerkers worden getraind om phishing aanvallen en andere vormen waarbij vertrouwen wordt geprobeerd te winnen (social engineering) te herkennen en te vermijden.

Een voorbeeld van een organisatie die veel weet en doet met informatiebeveiliging is de NEN. Zij hebben uitgebreide kennis van alles wat er speelt binnen dit vakgebied en publiceren daar regelmatig over in de nieuwsberichten van NEN.

Informatieveiligheid is dus geen luxe voor het beschermen van kennis, maar een absolute noodzaak in het digitale tijdperk. Het is de verantwoordelijkheid van organisaties om proactief te zijn in het beschermen van gevoelige informatie. Door middel van bewustwording, educatie en de juiste technologische maatregelen kunnen we onze digitale kennis veiligstellen voor toekomstige generaties.

Misvattingen over informatieveiligheid

Ach het zal zo’n vaart niet lopen, toch? Eigenlijk best een gevaarlijke gedachte. Wat dat betreft zijn er best veel misvattingen over informatieveiligheid, zoals:

• “We zijn te klein om doelwit te zijn.”
  Veel kleine bedrijven denken inderdaad dat ze geen interessant doelwit zijn voor hackers. Maar in werkelijkheid zijn ze vaak juist kwetsbaarder vanwege het gebrek aan de juiste (geavanceerde) beveiligingsmaatregelen.
• “Informatieveiligheid is alleen een IT-probleem.”
  Het is een bekende misvatting dat informatieveiligheid uitsluitend de verantwoordelijkheid is van de IT-afdeling. Het is echter een gedeelde verantwoordelijkheid die alle medewerkers aangaat. En waarbij alle afdelingen bij stil moeten staan. Ook wanneer de marketingafdeling bijvoorbeeld software voor een community gaat kiezen.
• “Alleen externe dreigingen zijn gevaarlijk.”
  Deze ligt wellicht wat gevoeliger. Interne bedreigingen, zoals onopzettelijke datalekken door medewerkers of kwaadwillende acties van binnenuit, zijn natuurlijk net zo schadelijk als externe aanvallen.
• “We hebben een firewall, dus we zijn veilig.”
  Oke, een firewall is zeker een belangrijk onderdeel van de beveiligingsinfrastructuur, maar dat alleen is niet voldoende om alle bedreigingen af te weren.
• “Alles in de cloud is automatisch veilig.”
  Cloudservices bieden vaak uitstekende beveiligingsmaatregelen, dat helpt zeker. Maar het is nog steeds de verantwoordelijkheid van de organisatie om ervoor te zorgen dat de juiste beveiligingsinstellingen worden toegepast en gegevens correct worden beheerd.
• “Eenmaal beveiligd, altijd beveiligd.”
  Helaas, informatieveiligheid om kennis te beschermen is een continu proces en geen eenmalige taak. Nieuwe bedreigingen ontstaan voortdurend, dus regelmatige evaluatie en bijwerking van beveiligingsmaatregelen zijn belangrijk.
• “Informatieveiligheid is te duur.”
  Het investeren in informatieveiligheid brengt inderdaad met zich meebrengen, maar bedenk wel de kosten van een datalek of cyberaanval veel hoger kunnen zijn. Daar komen we zometeen op. Het is sowieso belangrijk om de kosten van beveiligingsmaatregelen af te wegen tegen de potentiële schade van een inbreuk.

Kosten van informatieveiligheid beschermen van kennis

De kosten van wel of niet beveiligen zijn belangrijke overwegingen voor organisaties, maar ze kunnen soms complex zijn en zijn afhankelijk van verschillende factoren.

Bij het beveiligen van informatie denk je vooral aan de initiële investeringen, zoals het aanschaffen en implementeren van beveiligingsmaatregelen, firewalls, antivirussoftware, encryptietools, enzovoort. Verder kun je denken aan training en educatie van de medewerkers, onderhoud en updates en licentieverlengingen.

Maar niet beveiligen kan ook geld kosten. Wat dacht je van de kosten van een datalek, zoals boetes, juridische kosten, reputatieschade en verlies van klantenvertrouwen. Of de kosten van productiviteitsverlies. Een cyberaanval kan leiden tot downtime van systemen en productiviteitsverlies voor medewerkers, wat op zijn beurt financiële verliezen met zich meebrengt. Of de kosten voor herstel. Het herstellen van een aanval en het herstellen van verloren of beschadigde gegevens, kan behoorlijk in de kosten lopen, zowel qua tijd als qua geld.

10 simpele stappen voor de veiligheid van je kennisbank

Zoals gezegd bij de misvattingen, wordt informatieveiligheid vaak als duur beschouwd. Toch zijn er voldoende eenvoudige acties die je kunt ondernemen, zonder dat je direct de hoofdprijs moet betalen. Want natuurlijk wil je als eigenaar of beheerder van een kennisbank of community dat je data veilig is. En dat kan ook zonder enorm veel kennis. Een paar zaken om te checken:

1. Controleer of de kennisbank een duidelijk gedefinieerd toegangscontrolesysteem heeft, waarbij gebruikers alleen toegang hebben tot de informatie die voor hen relevant is.
2. Beoordeel het wachtwoordbeleid van de kennisbank. Zorg ervoor dat het wachtwoordbeleid sterk is en gebruikers aanmoedigt om unieke en complexe wachtwoorden te gebruiken.
3. Controleer of de kennisbank beperkte toegang biedt tot gevoelige informatie, zoals persoonlijke gegevens of vertrouwelijke documenten, en alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers.
4. Controleer of de kennisbank gebruikmaakt van versleutelingstechnologie om gegevens te beschermen tijdens overdracht en opslag.
5. Controleer of de kennisbank regelmatig wordt bijgewerkt met de nieuwste beveiligingsupdates en patches om kwetsbaarheden te verhelpen.
6. Controleer of er systemen zijn ingesteld voor het monitoren van verdachte activiteiten, zoals ongeoorloofde toegangspogingen of verdachte downloads.
7. Controleer of er een adequaat back-up- en herstelplan is voor het geval van gegevensverlies of een beveiligingsincident.
8. Beoordeel het niveau van gebruikersbewustzijn rond beveiligingspraktijken, zoals phishing en het delen van wachtwoorden.
9. Controleer of er een duidelijk beveiligingsbeleid is opgesteld en of gebruikers hiervan op de hoogte zijn.
10. Controleer of er procedures zijn voor het rapporteren van beveiligingsincidenten en hoe snel en effectief deze worden afgehandeld.

Door deze 10 punten te controleren, krijg je snel inzicht in de informatieveiligheid voor het beschermen van je kennis (-bank). Zo kun je eventuele zwakke plekken aanpakken en je data veilig stellen.

Dus conclusie, hoeveel is het je waard om je kennis goed te beschermen?

Voor ons is het in ieder geval een belangrijk aandachtspunt dat wij bij alle projecten altijd meenemen. Door een kennisbank of community vanaf het begin goed en beveiligd op te zetten, kun je problemen in de toekomst voorkomen.