Een kennisbank is een onmisbaar hulpmiddel voor kennisintensieve bedrijven. Het maakt informatie toegankelijk én zorgt ervoor dat medewerkers efficiënter kunnen werken. Maar wat is precies een interne kennisbank? Wat zijn de voordelen ervan? Waar moet je op letten?
In dit blog leggen we uit hoe een interne kennisbank werkt en hoe je het succesvol kunt implementeren.
Wat is een interne kennisbank
Laten daar is eerst eens mee beginnen. Een interne kennisbank is een centraal platform binnen een organisatie waar alle relevante informatie en documenten worden opgeslagen. Dit kan variëren van handleidingen, procedures en beleidslijnen tot projectdocumentatie en best practices. Die documenten kunnen bestaan uit tekst, beeld, video, infographics, etc. Het doel is om kennis op één plek toegankelijk te maken voor iedereen binnen de organisatie. Daardoor gaat er minder tijd verloren aan het zoeken naar informatie. Want je weet: tijd is geld.
Verschil tussen een interne en externe kennisbank
Oké, een kennisbank is een kennisbank. Maar toch zitten er verschillen tussen interne en externe kennisbanken. Een interne kennisbank is, zoals je zult vermoeden, gericht op medewerkers, afdelingen of teams binnen de organisatie. Het bevat vaak bedrijfsgevoelige of interne informatie die je niet altijd wilt delen met externe partijen. Denk aan interne processen, strategieën of werkinstructies.
Een externe kennisbank daarentegen is toegankelijk voor klanten, leden of partners van buiten de organisatie. Het bevat FAQ’s, producthandleidingen en documenten die je juist wel wilt delen. Sterker nog, het is vaak een deel van de dienstverlening. Kennis delen als service van je organisatie. Dat is waar het bij veel vak- en brancheverenigingen juist om gaat.
Hoe wordt een kennisbank een strategisch hulpmiddel
Laten we een stap verder gaan. Een kennisbank is namelijk niet alleen een handige opslagplaats voor documenten, het is ook een strategisch middel om je organisatie slimmer, efficiënter en innovatiever te maken. Vaak zonder dat je het direct merkt. Hoe dan?
Sterker worden door een interne kennisbank
We maken weer onderscheid tussen interne en externe kennisbanken. De mogelijkheden van een interne kennisbank:
- Sneller inwerken van nieuwe medewerkers
Stel je voor: een nieuwe collega start en moet alles leren over de werkwijze, tools en interne processen. Zonder kennisbank wordt hij of zij afhankelijk van collega’s, losse documenten of mondelinge uitleg. Dat kost tijd en leidt tot fouten. Met een interne kennisbank heeft de nieuwe medewerker direct toegang tot alle benodigde informatie. Denk aan onboarding-documenten, stappenplannen en veelgestelde vragen. Resultaat: een vliegende start zonder dat het team extra tijd kwijt is aan uitleggen.
- Efficiënter samenwerken tussen teams
Kennis zit vaak verspreid over verschillende afdelingen. De marketingafdeling gebruikt andere tools en methodes dan sales, en IT heeft weer eigen documentatie en protocollen. Door alles centraal te verzamelen in een interne kennisbank, voorkom je dubbel werk en misverstanden. Iedereen heeft toegang tot dezelfde, up-to-date informatie, dat maakt samenwerken een stuk soepeler.
- Voorkomen van ‘kennisverlies’
Ervaren medewerkers vertrekken of gaan met pensioen. Als hun kennis alleen in hun hoofd zit, verdwijnt die waardevolle informatie met hen mee. Een interne kennisbank helpt om die kennis vast te leggen. Denk aan best practices, klantinzichten en specifieke werkwijzen die door de jaren heen zijn ontwikkeld. Zo blijft de expertise binnen je organisatie, zelfs als mensen weggaan.
- Minder fouten en snellere probleemoplossing
Hoe vaak gebeurt het dat een collega een fout maakt omdat de juiste procedure niet bekend was? Of dat een team vastloopt omdat niemand weet hoe een bepaald probleem opgelost moet worden? Een kennisbank met duidelijke instructies, troubleshooting-gidsen en standaardprocessen zorgt ervoor dat medewerkers sneller de juiste oplossing vinden. Dit bespaart tijd en voorkomt onnodige frustraties.
- Meer innovatie en kennisdeling
Door kennis centraal op te slaan, wordt het makkelijker om nieuwe inzichten te delen. Collega’s zien welke oplossingen er al zijn bedacht, welke experimenten zijn gedaan en welke lessen geleerd zijn. Dit stimuleert innovatie en voorkomt dat teams steeds opnieuw het wiel uitvinden.
Sterker worden door een externe kennisbank
We stipten het al even aan, voor veel vak- en brancheverenigingen is kennis delen een deel van hun dienstverlening. Maar er zijn nog meer mogelijkheden om je organisatie sterker te maken met een externe kennisbank.
- Verdieping in een specifiek kennisdomein
Een externe kennisbank richt zich op het delen van gespecialiseerde kennis binnen een bepaald domein, zoals het sociaal domein bij overheden, gezondheidszorg of technologische innovatie. Voorbeelden hiervan zijn kennisbank.cfpb.nl of kennisbank.pioneering.nl, waar diepgaande artikelen, onderzoeksrapporten en best practices beschikbaar zijn voor professionals in die sector.
- Kennisdeling als service of product
Door expertise breed toegankelijk te maken, vergroot een externe kennisbank de autoriteit en het bereik van je organisatie. Dit helpt professionals om up-to-date te blijven met de nieuwste inzichten en ontwikkelingen binnen hun vakgebied, wat bijdraagt aan continue verbetering en innovatie.
- Netwerken en samenwerking stimuleren
Een goed opgezette externe kennisbank kan een platform bieden voor samenwerking tussen professionals, organisaties en experts. Het kan discussies, casestudy’s en praktijkvoorbeelden bevatten waarmee kennis wordt gedeeld en waardoor nieuwe inzichten ontstaan.
- Ondersteuning van beleidsontwikkeling en besluitvorming
In sectoren zoals overheid en gezondheidszorg kan een externe kennisbank een belangrijke rol spelen bij beleidsvorming. Door data, analyses, voorbeelden, handreikingen en best practices te centraliseren, biedt het een solide basis voor gefundeerde beslissingen en strategische richtlijnen.
- Kennisdeling als service of product
Door je eigen kennis, je expertise breed toegankelijk te maken met een kennisbank, vergroot je je autoriteit en het bereik van je organisatie. Dit helpt professionals om up-to-date te blijven met de nieuwste inzichten en ontwikkelingen binnen hun vakgebied, wat bijdraagt aan continue verbetering en innovatie.
In gesprek over kennis
Een kennisbank, intern of extern, is dus meer dan een digitaal archief. Het is een krachtig hulpmiddel dat je organisatie slimmer maakt, samenwerking verbetert en kennisverlies voorkomt. Intern zorgt het voor snellere onboarding, minder fouten, kennisbehoud en efficiëntere processen. Extern draagt het bij aan kennisdeling binnen een vakgebied, versterkt het je expertise en bevordert het samenwerking en innovatie. Door slim gebruik te maken van beide soorten kennisbanken, bouw je aan een toekomstbestendige organisatie die niet alleen efficiënter werkt, maar ook haar kennis op de juiste manier deelt en benut.
Een kennisbank is het fundament van je kennisplatform: gestructureerd, vindbaar en altijd beschikbaar. Maar kennis wordt pas echt krachtig als je erover in gesprek gaat. Waar de kennisbank zendt, nodigt het interactieve deel van je platform uit tot dialoog. Dáár ontstaat de magie — wanneer mensen reageren, elkaar aanvullen, bevragen en samen tot nieuwe inzichten komen. Zie daar, de basis voor een kenniscommunity. Daar zullen we een andere keer verder op ingaan.
Opzetten van een kennisbank: belangrijke stappen en keuzes
Het opzetten van de interne kennisbank begint met het bepalen van de behoeften van je organisatie. Eerst ga je vaststellen welke soorten informatie je wilt opnemen. Verzamel alles wat je kunt definiëren als interne kennis binnen je organisatie.
Vervolgens ga je structuur aanbrengen. Je wilt een structuur ontwerpen die logisch en gemakkelijk is. Daarbij houd je rekening met de verschillende informatiesoorten, maar ook met de verschillende belangen van je gebruikers. Nadat je hier een goed beld van hebt, kun je verder gaan met het indelen van categorieën, thema’s, onderwerpen en trefwoorden.
Is het je opgevallen dat we de keuze voor het platform nog niet hebben genoemd? Dat komt omdat wij ervan overtuigd zijn, dat je niet moet kiezen voor een bepaald platform of softwarepakket, maar iets moet opzetten dat bij je gebruiker past.
Want bij de keuze voor een online platform kijk je natuurlijk naar gebruiksvriendelijkheid, een sterke zoekfunctie en schaalbaarheid. Je wilt immers ook in de toekomst de kennisbank blijven gebruiken. En dat lukt niet als je gelimiteerd bent in het gebruikersaantal. En ook het toegangsbeheer is belangrijk om je informatie goed te kunnen beschermen.
Je wilt bovenal een kennisbank realiseren die echt gebruikt gaat worden. Waar je gebruikers gemak van hebben. Dan pas heb je een kennisbank die je organisatie sterker maakt!