Door de tijd heen groeit de kennisbank in omvang, gaan meerdere mensen er mee bezig en verandert de behoefte van de gebruikers misschien zelfs wel. Hoe houd je dan grip op je kennisbank?
In onze vorige blogs Een online kennisbank – Alles wat je moet weten en Hoe zet je een goede kennisbank op kon je al lezen waar een goede kennisbank aan moet voldoen en hoe je daarvoor zorgt.
Maar het stopt natuurlijk niet na het opzetten van de eerste structuur. Een kennisbank zet je op, om er jaren plezier van te hebben. En daar ontstaat juist het probleem. Een onderwerp dat menig kennisbankbeheerder en redactie bezighoudt. En vaak komen daar dezelfde vragen bij kijken. In dit blog geven we je de 5 meestgestelde vragen, met enkele suggesties als antwoord.
1. Hoe kan ik de kwaliteit van de inhoud verhogen?
Het succes van een kennisbank staat of valt met de kwaliteit van de inhoud; de artikelen, documenten, handleidingen etc. Logisch dus, dat je alert bent op alles wat er in komt. Deze tips helpen je daarbij.
- Zorg ervoor dat de inhoud accuraat en up-to-date is door deze regelmatig te controleren en bij te werken.
- Overweeg om inhoud te laten beoordelen door experts of specialisten voordat het wordt gepubliceerd. Dit helpt om te zorgen dat de inhoud correct en van hoge kwaliteit is.
- Maak gebruik van duidelijke taal en een logische structuur om de inhoud gemakkelijk te maken voor gebruikers.
- Voeg visuele elementen toe aan de inhoud, zoals afbeeldingen, video’s of infographics. Op die manier wordt de inhoud aantrekkelijker en voor gebruikers gemakkelijker om te begrijpen.
- Maak gebruik van een thesaurus of taxonomie om ervoor te zorgen dat de inhoud goed georganiseerd is en gemakkelijk te vinden is door gebruikers.
2. Hoe zorg ik ervoor dat de kennisbank goed toegankelijk is voor mensen met een beperking?
Een actueel onderwerp is dat websites tegenwoordig digitaal toegankelijk moeten zijn, kennisbanken dus ook. Iedereen moet een kennisbank kunnen raadplegen. Ook als je bijvoorbeeld visueel beperkt bent, niet digitaal vaardig of laaggeletterd bent.
- Maak gebruik van duidelijk leesbare lettertypen en een goed kleurcontrast. Dit maakt dat de kennisbank gemakkelijk te lezen is voor mensen met een visuele beperking.
- Voeg alt-tags toe aan afbeeldingen zodat ze ook voor mensen met een visuele beperking ‘leesbaar’ zijn.
- Maak gebruik van een goed toegankelijk content management systeem (CMS) om ervoor te zorgen dat de kennisbank gemakkelijk te gebruiken is voor mensen met een motorische beperking.
- Voeg transcripties of audiodescripties toe aan video’s zodat deze ook voor mensen met een auditieve beperking te volgen zijn.
- Maak gebruik van een goede zoekfunctie zodat alle gebruikers gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze zoeken, ongeacht een eventuele beperking.
3. Hoe kan ik ervoor zorgen dat de kennis up-to-date blijft en dat ik grip op de kennisbank houd?
Vernieuwde inzichten, veranderende wetgeving of technische ontwikkelingen. Alles verandert continu. En de informatie in je kennisbank moet daarin meegaan. Kortom, je wilt dat je kennisbank relevant en up-to-date blijft.
- Zorg dat er regelmatig nieuwe inhoud wordt toegevoegd aan de kennisbank, zoals bijvoorbeeld nieuwe artikelen of video’s.
- Maak gebruik van een content management systeem zodat het proces van het toevoegen van nieuwe inhoud efficiënt verloopt.
- Controleer regelmatig de bestaande inhoud of deze nog accuraat en up-to-date is. Pas aan indien nodig.
- Maak gebruik van sociale media of e-mailmarketing om gebruikers op de hoogte te houden van nieuwe inhoud en updates. Op die manier creëer je blijvend interactie.
- Overweeg om een team van redacteuren of moderatoren in te zetten. Dan heb je een vast groepje mensen dat zorgt dat de informatie up-to-date blijft en nieuwe inhoud kan toevoegen. En door een select team aan te wijzen, houd je grip op je kennisbank.
4. Hoe kan ik de gebruikersbetrokkenheid verhogen?
Je hebt de kennisbank niet voor jezelf opgezet. Je wilt juist je leden, klanten, medewerkers helpen. Maar daarvoor heb je ook hun betrokkenheid nodig. Het moet tweerichtingsverkeer zijn.
- Bied interactieve elementen aan zoals discussiefora of prijsvragen om gebruikers te betrekken bij de kennisbank.
- Zoek feedback van gebruikers over wat zij willen en probeer dit te verwerken in de inhoud.
- Maak gebruik van sociale media om de kennisbank onder de aandacht te brengen en verwijs gebruikers naar de site.
- Geef gebruikers de mogelijkheid om inhoud te beoordelen. Hoe waardevoller zij de inhoud vinden, hoe eerder zij zullen terugkomen of de kennisbank aanbevelen bij anderen.
- Maak gebruik van e-mailmarketing om gebruikers op de hoogte te houden van nieuwe inhoud, updates en om hen uit te nodigen om deel te nemen aan activiteiten.
5. Hoe kan ik ervoor zorgen dat de kennisbank aantrekkelijk blijft voor gebruikers?
Deze vraag heeft natuurlijk te maken met de voorgaande vragen. Hoe aantrekkelijker een kennisbank is, hoe actiever en meer betrokken gebruikers zullen zijn. Samengevat komt het hier op neer.
- Zorg dat de inhoud accuraat en up-to-date is, zodat gebruikers vertrouwen hebben in de kennisbank.
- Maak gebruik van visuele elementen, zoals afbeeldingen en video’s, om de inhoud aantrekkelijker te maken voor gebruikers.
- Zorg ervoor dat de kennisbank gemakkelijk te navigeren is.
- Maak gebruik van een goede zoekfunctie om ervoor te zorgen dat gebruikers gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze zoeken.
- Geef gebruikers de mogelijkheid om feedback te geven en hun ideeën te delen, zodat ze zich betrokken voelen bij de kennisbank.