Design doing, de implementatie niet vergeten!

Design doing, de implementatie niet vergeten!

Wat brengt elke methode mee, wat zijn bekende belemmeringen en hoe kunnen we de methodes met succes combineren voor een optimaal ontwerpsucces van alles in je bedrijf, van je processen en touchpoints tot en met je brand expressie.

Welke methodes je nodig hebt in de design doing-fase.

Waar design thinking vooral gaat over snel tot toetsbare oplossingen komen, gaat design doing vooral over de implementatie.

Formeel zit in design thinking wel een implementatiefase, maar dat ziet eruit als een sluitpost. Iedereen die wel eens een serieus project heeft uitgevoerd, weet dat je implementeren niet in één stap kunt doen. Vandaar dat je ook met een designbril op naar implementeren moet kijken, als een architect die het bouwproces nauwkeurig in de gaten houdt en de regie voert.

Hieronder design doing in relatie tot

  1. De watervalmethode
  2. Lean Six Sigma
  3. PRINCE2
  4. Scrum

1.   De watervalmethode

De watervalmethode is een traditionele manier van werken: top-down en risicomijdend. Testen gebeurt pas in één van de laatste fasen van het project.

Achtergrond

Het waterval-ontwikkeling-model, ook wel de watervalmethode genoemd, is ontstaan in de productie en bouwnijverheid. Daar betekenen de zeer gestructureerde, fysieke omgevingen dat aanpassingen in het ontwerp onbetaalbaar zijn in het bouwproces. Je wil bijvoorbeeld de aanvoer voor betonstorten niet eerder hebben dan wanneer de bekisting en het vlechtwerk (de wapening) klaar zijn. Is het beton eenmaal gestort, dan is het proces moeilijk nog aan te passen!

Onderzoek naar de populariteit van de watervalmethode is schaars. Eén theorie is dat de watervalaanpak werd ontwikkeld in de jaren ‘80, toen de Department of Defense (DoD) in de Verenigde Staten op zoek was naar een software-ontwikkelingsysteem. De watervalmethode werd aangenomen door het militair bondgenootschap de NAVO, wat leidde tot een wereldwijde replicatie in organisaties wereldwijd. Tot op de dag van vandaag gebruikt men het nog steeds in de ICT en in softwareontwikkelingsprocessen.

De ontwikkelingsmethode van de waterval is een top-down en risico-mijdende benadering, met een primaire nadruk op elk projectstadium. PRINCE2 is een projectmethode die hierbij aansluit.

Past de methode bij jouw initiatief?

De watervalmethode is geschikt voor projecten waarbij de projectleider geen beslissingsbevoegdheid heeft en elke stap aan een leidinggevende, stuurgroep of management moet verantwoorden. De watervalmethode kan soms ook geschikt zijn voor de ontwikkeling van een website of ander digitaal product, waarop content centraal staat en al in een vroeg stadium duidelijk is hoe de website ingedeeld moet worden en wat het doel is.

Er zijn vijf belangrijke stappen bij de watervalmethode:

  1. Definitie van vereisten
  2. Analyse
  3. Ontwerp
  4. Realisatie
  5. Testen

Bruikbaarheid

De watervalmethode gebruikt een lineaire benadering. Je gaat maar één kant op en die is vooruit. Voordat je aan een nieuwe fase begint, moet de oude worden afgesloten. Ontdek je een fout in een eerdere fase? Dan moet je terug naar de fase waarin de fout optrad. Je lost het probleem op en doorloopt weer alle fases.

Bij de watervalmethode stel je vooraf de scope van het project en het eindresultaat vast. Testen gebeurt pas aan het eind van het project, tussendoor wordt niet getest. De methode gaat ervan uit dat de wensen van de klant of opdrachtgever niet veranderen. Dit contrasteert met de meer iteratieve methodes van Agile en design thinking, waarbij je eerdere stappen opnieuw kunt uitvoeren als voortschrijdend inzicht daarom vraagt.

De watervalmethode is een methode die in verval is in deze dagen van snelle veranderingen en leunen op input van de gebruikers.

2.   Lean Six Sigma

Bij de Lean Six Sigma methode staan de wensen en eisen van je klant centraal. De aanpak leidt tot o.a. kostenreductie, kwaliteitsverbetering en verhoogde klanttevredenheid. Om deze resultaten te behalen maak je gebruik van de kennis en kunde van je eigen mensen.

Achtergrond

De term Six Sigma komt uit de statistiekenwetenschap: je gebruikt de methode in statistische kwaliteitscontroles, waarbij je processen evalueert.

Innovatief aan Six Sigma is dat het de absolute “professionalisering” van kwaliteitsmanagementfuncties impliceert. Voorafgaand aan Six Sigma werd kwaliteitsmanagement in de praktijk grotendeels verbannen naar de productievloer en naar statistici in een aparte kwaliteitsafdeling. Formele Six Sigma-programma’s kennen een soort van ranking terminologie (vergelijkbaar met sommige martial arts, zoals judo) om een hiërarchie te definiëren die alle zakelijke functies en niveaus omvat.

Past de methode bij jouw initiatief?

Lean en Six Sigma focussen vooral op de structuur en de cultuur van de organisatie: verbeteringen aanbrengen in processen, systemen, werkwijzen, organisatiestructuur en gedragsregels. Veel processen kunnen met de Lean Six Sigma verbeterd worden. Wanneer er complexere vraagstukken zijn, dan is een verdere ontwikkeling van kennis en vaardigheden nodig.

Bruikbaarheid

Lean betekent een manier van werken waarbij de hele onderneming zich richt op het creëren van waarde voor de klant in alle processen. Door de klant centraal te stellen creëer je maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning. Zo worden verspillingen geëlimineerd.

Het uitgangspunt is focus op wat klanten écht belangrijk vinden en dit te realiseren in processen. Niet meer en niet minder. Met deze benadering worden kosten gereduceerd, klant tevredenheid verhoogd en de doorlooptijd verkort. De kracht van deze aanpak is dat er gebruik gemaakt wordt van bestaande kennis en ervaring van mensen binnen de processen.

Vanuit de Lean Six Sigma methodiek verbetert zowel het proces als de kwaliteit. Lean streeft naar meer doorstroom en het genereren van waarde. Six Sigma streeft naar stabiele en effectief verlopende processen. In combinatie versterken zij elkaar. Het toevoegen van Lean aan Six Sigma geeft een methode die proces-snelheid toevoegt aan kwaliteit.

Lean richt zich op snelheid, met de nadruk op het verminderen van de hoeveelheid tijd tussen activiteiten, gebeurtenissen en cycli. Wanneer de cycli korter zijn, kun je meer in een kortere hoeveelheid tijd voltooien. En gebruikers kunnen knelpunten en fouten of producten die niet werken identificeren en elimineren.

Let wel: zowel Six Sigma als Lean Six Sigma hebben hetzelfde doel: het creëren van het meest efficiënte systeem. Maar ze gebruiken verschillende mogelijkheden om dat te bereiken. Lean creëert waarde, activeert het ‘denken vanuit de klant’ en schept de mogelijkheid om met de huidige middelen meer te kunnen doen. Six Sigma elimineert onnodige stappen of processen die worden veroorzaakt door variaties in het proces.

3.   Prince2

Achtergrond

De PRINCE2-standaard is een gestructureerde methode voor het aansturen van effectief projectmanagement. Het staat voor ‘PRojects IN Controlled Environments’.

PRINCE2 is ontstaan door het bundelen van praktijkervaringen. Het is de methode van het Office of Government Commerce (OGC), die in het Verenigd Koninkrijk de facto de standaard is geworden voor het organiseren, managen en beheersen van alle mogelijke soorten projecten.

In 1989 verscheen PRINCE op de markt, in eerste instantie bedoeld voor het beter laten verlopen van projecten binnen de ICT-branche. In 1996 zijn er tal van verbeteringen en uitbreidingen doorgevoerd, wat leidde tot PRINCE2, dat veel algemener toepasbaar is, en in steeds meer sectoren naast de ICT wordt gebruikt.

In 2002 en 2005 zijn er updates geweest met de nieuwste inzichten in best practices en in 2009 was er een zeer uitgebreide review. De benaming bleef.

Past de methode bij jouw initiatief?

PRINCE2 is toepasbaar op alle projecten en kent een grote flexibiliteit qua inzet. Aspecten van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig voor) een bepaald project, kun je weglaten.

Bruikbaarheid

De methode bestaat sinds 2009 uit 7 principes (de basis), 7 thema’s en 7 processen.

Enkel de toepassing van de 7 basisprincipes bepaalt of iets een PRINCE2-project is, niet de strikte toepassing van de thema’s of processen.

Hier gaan sommige gecertificeerde Prince2-projectleiders nog wel eens de mist in.

Als je enkel de thema’s (documenten) of processen gebruikt, maar de principes niet toepast, wordt schertsend gesproken over een PINO-project (PRINCE In Name Only).

De 7 principes zijn:

  1. Zorg constant voor zakelijke rechtvaardiging
  2. Leer van ervaringen
  3. Definieer vooraf de rollen en verantwoordelijkheden
  4. Deel het project op in beheersbare stadia
  5. Escaleer alleen bij uitzonderingen
  6. Plan en stuur op producten
  7. Schaal de methode waar nodig

PRINCE2 contrasteert met design thinking en Agile-methodes door het gecontroleerde en risicomijdende karakter. Daarom nemen we deze methode mee in design doing, waarbij de nadruk meer ligt op implementatie, het uitvoeren van wat al eerder gevalideerd is.

4.   Scrum

Past de methode bij jouw initiatief?

Scrum is een behoorlijk simpele en flexibile Agile methode. Het kan gebruikt worden voor eigenlijk ieder product of dienst (software en niet software).

Bruikbaarheid

De combinatie van design thinking, Agile en Scrum wordt vaak in één adem genoemd. De Scrum-methode is één van de vele methoden binnen Agile. De gemene deler van de Agile methodieken is dat ze stapsgewijze ontwikkeling ondersteunen. Scrum is een behoorlijk simpele en flexibile Agile methode. Het kan gebruikt worden voor eigenlijk ieder product of dienst (software en niet software). Waar Agile zelf meer op het vlak van innovatie ligt en daarmee van design thinking, is Scrum het in kleine stappen implementeren ervan. Daarbij wordt gewerkt in sprints: een afgebakende tijdsperiode van ongeveer twee tot vier weken.

Bij Scrum-methode kun je telkens aanpassingen doorvoeren, tenslotte staat de tijd vast (sprints), maar de uitkomst niet… In tegenstelling tot PRINCE2, waarbij gestuurd kan worden op de eindproducten. Toch past Scrum bij design doing om nog onzekere elementen te kunnen toevoegen of verwijderen. Echter, managers hebben hier moeite mee omdat het niet zeker is wat de uitkomst is aan het einde van de sprints.

Voor de beschrijving van de methode verwijzen we graag door naar de paragraaf Agile in blog 1 van deze serie: design thinking.

Krijg je in jouw bedrijf te maken met de implementatie van een nieuw project en wil je weten welke methode daar het beste bij past? Stuur ons een mail, dan komen we een kop koffie drinken en denken we met je mee.