Regelmatig horen we managers zeggen, “we moeten Agile”, “we gaan Scrummen”, “wij willen flexibel en innovatief zijn, daarom zoeken we een Prince 2 gecertificeerde projectleider.” Heb jij dit ook wel eens gezegd of denk je nu ‘hier klopt iets niet?’, lees dan verder.
In een serie artikelen nemen we de bekende methodes van Design Thinking, Agile en Scrum tot De Watervalmethode en Prince2 onder de loep. Wat brengt elke methode mee, wat zijn bekende belemmeringen en hoe kunnen we de methodologieën met succes combineren voor een optimaal ontwerpsucces.
Ja, ontwerpsucces. Je hebt namelijk niet alleen design (ontwerp) nodig in je bedrijf voor je huisstijl en dergelijke. Feitelijk moet álles in je bedrijf worden vormgegeven: van je processen en touchpoints tot en met je brand expressie. Vaak zie je echter dat de samenhang ontbreekt tussen al die verschillende processen, touchpoints, producten enzovoorts. We laten je graag zien hoe je samenhang kunt creëren door design thinking en Agile te combineren.
Design thinking
In het kort verstaan we onder design thinking alle methodes die ervoor zorgen dat je zo snel mogelijk samen met de gebruiker toetst of je oplossing de juiste is. Dit is de definitie volgens Tim Brown, CEO van IDEO, een wereldwijd innovatiebedrijf:
“Design Thinking is a human-centered approach to innovation that draws from the designer’s toolkit to integrate the needs of people, the possibilities of technology, and the requirements for business success.”
Als organisaties streef je ernaar om de behoeften van je klant te begrijpen en design thinking kan je helpen om betere diensten en producten te creëren en je merk(invloed) te vergroten.
Design thinking is een combinatie van creatieve strategieën die ontwerpers gebruiken om problemen op te lossen binnen zakelijke en sociale context. Als techniek wordt design thinking gebruikt sinds de jaren ’60 toen zowel de product- als industriële ontwerpers het gebruikten om zich te onderscheiden van ingenieurs. Design thinking is geëvolueerd en gegroeid in populariteit.
Design-denken heeft ook voet aan de grond in de industrie en overheid (gemeentes), vooral vanwege participatief ontwerp, co-creatie, en het gebruik van multidisciplinaire teams. Organisaties zoals Apple, Coca-Cola, IBM, Nike en Procter & Gamble gebruiken Design thinking om de complexe problemen van hun klanten op te lossen.
Design thinking omvat vijf belangrijke fasen:
- Empathie: De behoeften van de gebruiker begrijpen
- Definiëren: Definieert de klantbehoefte die je oplost, geeft duidelijkheid en richting
- Ideating: Creatieve fase voor het brainstormen van ideeën
- Prototyping: Modellen/prototypen van oplossingen voor testideeën
- Testen: Het betrekken van testgebruikers bij je oplossing zodat zij terugkoppeling kunnen geven. Zo kun je het prototype verfijnen.
Agile: ontwikkeling en design thinking
Agile methodes zijn ontstaan in de wereld van softwareontwikkeling in de vroege jaren 90. Ze beschrijven een aanpak waarbij eisen en oplossingen evolueren door een gezamenlijke inspanning van zelf-organiserende en cross-functionele teams en hun klanten en eindgebruikers. Net als design thinking doet, benadrukt Agile een adaptieve planning, evolutionaire ontwikkeling, vroege levering en voortdurende verbetering. Alle stappen zijn bedoeld om een snelle en flexibele reactie te geven op veranderingen. Agile is een verzameling van methoden die deze snelle wendbare ontwerpen en ontwikkelingen mogelijk maken.
De Scrum methodologie is één variëteit binnen de Agile-methoden en is ontstaan in 1986.
We beginnen met Scrum development om te begrijpen hoe het zich vertaalt naar Agile design.
Het Scrum-proces bestaat uit cycli van ontwikkeling, testen en inzet die tussen de één en vier weken duren. Deze worden meestal aangeduid als sprints. Sprints zijn een ontwikkelingsinspanning binnen een begrensde tijd; de sprintduur stel je vast voor elke sprint begint.
Een van de belangrijkste producten voor het Scrum-proces zijn de product backlogs, een set van:
- gebruikerswensen (user stories),
- functionaliteiten, en
- een sprint backlog.
De product backlog is een lijst van functies gewenst in het eindproduct. De user stories zijn korte, eenvoudige beschrijvingen van een eigenschap, verteld vanuit het perspectief van de gebruiker die deze eigenschap wenst. Dit wordt in andere software-ontwikkelmethoden wel de requirements genoemd, de eisen en wensen.
Om het proces te beginnen, sorteer en documenteer je gewenste functionaliteiten. Eventueel neem je in plaats daarvan functionaliteiten uit een product backlog die zijn behandeld in een sprint.
Het Scrum-ontwikkelingsproces leunt op interacties tussen mensen, tools en processen. Er is veel communicatie binnen teams, met dagelijkse “standups” die zijn bedoeld om voor consistente feedbacks te zorgen zodat het team op koers blijft.
Vertaling naar Agile design
Het Scrum-proces toepassen om te ontwerpen betekent dat je ervoor zorgt dat je klanten in elke fase van het ontwerpproces meeneemt en in staat bent om met een demo de visie vast te houden. Het houden van open communicatiekanalen zorgt ervoor dat je team tijdens het proces al aanpassingen kan maken in plaats van achteraf nadat het product is voltooid. Dat laatste zorgt voor een verdubbeling van werk, want je zou bepaalde stappen dan weer opnieuw moeten zetten.
Ontwikkelen in Scrum betekent dat het proces ondergeschikt is aan interacties waardoor je eerder problemen kunt identificeren en fouten kunt herstellen. Dit kun je organiseren door ontwerpteams via dagelijkse check-ins en frequente communicatie met elkaar in contact te laten treden, voorafgaand aan de uitvoering. Ontwerpers kunnen zich richten op het ontwerp dat nodig is in plaats van zich bezig te houden met de uitvoering van ontwerpwerk dat nog geen nut heeft en niet synchroon loopt met die van andere teams.
Agile design past bepaalde agile ontwikkelingsprincipes toe aan het ontwerpproces, waardoor de ontwerper de specifieke methoden kan kiezen die het beste werken voor een bepaald team.
Een praktijkvoorbeeld van het agile design proces zou kunnen zijn:
Dag 0: pre-sprint.
Probleem definiëren, onderzoek organiseren, de customer journey map (klantreisroute) initiëren, en een sprintteam samenstellen.
Dag 1: route.
Breng de klantreis (customer journey) in kaart en verbeter de kaart vanaf dag 0, terwijl je spreekt met deskundigen.
Dag 2: schets.
Verzamel inspiratie van gebruikersideeën en schets de oplossing.
Dag 3: beslis.
Na met het team te hebben afgestemd over de beste ontwerpbeslissing, voeg je details toe aan het storyboard.
Dag 4: prototype.
Verdeel de taken in het team om het prototype dat wordt getest, verder te verfijnen.
Dag 5: test.
Test het prototype met vijf klanten om je oplossing te valideren.
Design sprints dienen als basis voor de developement sprints dankzij het goedkopere en sneller gerealiseerde prototype dat je hebt gebouwd en hebt getest met maximaal vijf gebruikers. Zodra de design sprint heeft plaatsgevonden, kun je een productroutekaart gebruiken om de design sprint uit te breiden: om de resterende door gebruikers gewenste functies op te nemen in de product backlog voor de development sprints.
Het is belangrijk dat een ontwikkelaar van het developmentteam ook in het ontwerpteam aanwezig is voor kwaliteitsborging, zodat hij de belangrijkste informatie kan delen en vragen kan beantwoorden van architecten.
Hoewel een ontwikkelaar beschikbaar is voor de design sprints, kunnen er nog vragen zijn op het gebied van infrastructuur en architectuur. Als gevolg hiervan is de development/codesprint gemodelleerd en gepland conform het design sprint-proces.
In een codesprint besteden technologieteams vier tot vijf dagen om:
- Alle eerder verzamelde informatie te begrijpen.
- De twee of drie grootste technologische uitdagingen die opgelost moeten worden bekijken en kiezen.
- Onderzoek op concurrerende prototypes.
- De prototypes testen om het uiteindelijke, winnende prototype te kunnen implementeren.
Het positieve effect van deze aanpak:
- Voorkomen van maandenlang werk, van verspilde energie aan problemen die niemand meer snapt.
- Engineering-gedreven organisaties in staat stellen om effectief samen te werken met anderen in het productontwikkelingsproces.
- Het geven van rollen buiten de product- en technologieafdelingen om deel te hebben bij het oplossings- en ontwerpproces.
- Ontwikkelteams krijgen de input/wensen van de gebruiker, die vaak ontbreken bij het ontwikkelteam.
Synergieën tussen methodologieën: het combineren van design thinking met Agile
Naarmate meer bedrijven meer software-driven worden, is er een grotere behoefte aan interfaces die je effectief kunt bedienen. Sterker, interfaces die makkelijker met mensen kunnen samenwerken. Bedrijven die werken aan de behoeften van de klant en die beter begrijpen, resulteert in een snellere groei en hogere marges. Klanten hebben behoefte aan producten en diensten die zinvolle problemen voor hen oplossen op effectieve manieren.
Hoe meer je je teams richt op deze dingen, hoe beter hun proces zal zijn.
Stel, je hebt een klein bedrijf. Je leest over teams, en over veel verschillende rollen: designers, ontwikkelaars, architecten, klanten, testers, scrum-masters, enzovoorts. En je bent maar met 15 mensen. Schrik niet, deze methodes worden ook door startups en kleine bedrijven gebruikt.
Jeff Gothelf, auteur van “Lean vs. Agile vs. Design Thinking”, legt uit hoe organisaties een synergie kunnen verkrijgen tussen methodologieën door het volgende te doen.
1. Werk in korte cycli.
Neem kleine stappen. Probeer iets nieuws en zie hoe het werkt. Als het faalt, dan heb je heel weinig geïnvesteerd en zijn de gemaakte kosten relatief laag. Als het slaagt, blijven doen en dit verbeteren.
2. Regelmatige retrospectieven houden.
Aan het einde van elke cyclus herzien wat goed ging en wat niet goed ging. Beloof een of twee belangrijke dingen te verbeteren.
3. Zet de klant in het centrum van alles.
Als je moeite hebt als team om je te focussen, richt je op klantwaarde. Hoe weet je dat je product iets is dat klanten nodig hebben? Hoe kom je erachter? Hoe beïnvloedt dat wat je prioriteert? Dit zijn goede vragen om te stellen op een regelmatige basis.
4. Kijk, luister en reageer.
Regelmatig rondlopen, praat met je teams, vraag hen wat er werkt en waar ze mee worstelen. Breng deze lessen terug naar je managementvergaderingen.
Dit alles kan ook heel goed in kleinere organisaties. Laat je niet in de luren leggen door complexe namen en certificaten, maar hou het praktisch en kijk wat nodig is.
En zo combineer je design thinking met Agile-methoden.
Wil je een design sprint eens uitproberen in jouw bedrijf, onder leiding van een ervaren procesbegeleider? Neem contact op als je benieuwd bent hoe we dat in jouw organisatie kunnen oppakken.