Design doing, de implementatie niet vergeten!

Design doing, de implementatie niet vergeten!

Deel 2 van een serie artikelen over de link tussen design en bekende methodes als Scrum en PRINCE2.

Wat brengt elke methode mee, wat zijn bekende belemmeringen en hoe kunnen we de methodes met succes combineren voor een optimaal ontwerpsucces van álles in je bedrijf, van je processen en touchpoints tot en met je brand expressie.

Welke methodes je nodig hebt in de design doing-fase.

Waar design thinking uit artikel 1 vooral gaat over snel tot toetsbare oplossingen komen, gaat design doing vooral over de implementatie.

Formeel zit in design thinking wel een implementatiefase, maar dat ziet eruit als een sluitpost. Iedereen die wel eens een serieus project heeft uitgevoerd, weet dat je implementeren niet in één stap kunt doen. Vandaar dat je ook met een designbril op naar implementeren moet kijken, als een architect die het bouwproces nauwkeurig in de gaten houdt en de regie voert.

Hieronder design doing in relatie tot

  1. De watervalmethode
  2. Lean Six Sigma
  3. PRINCE2 en
  4. Scrum

1.   De watervalmethode

Achtergrond

Het waterval-ontwikkeling-model, ook wel de watervalmethode genoemd, is ontstaan in de productie en bouwnijverheid. Daar betekenen de zeer gestructureerde, fysieke omgevingen dat aanpassingen in het ontwerp onbetaalbaar zijn in het bouwproces. Je wil bijvoorbeeld de aanvoer voor betonstorten niet eerder hebben dan wanneer de bekisting en het vlechtwerk (de wapening) klaar zijn. Is het beton eenmaal gestort, dan is het proces moeilijk nog aan te passen!

Onderzoek naar de populariteit van de watervalmethode is schaars. Eén theorie is dat de watervalaanpak werd ontwikkeld in de jaren ‘80, toen de Department of Defense (DoD) in de Verenigde Staten op zoek was naar een software-ontwikkelingsysteem. De watervalmethode werd aangenomen door het militair bondgenootschap de NAVO, wat leidde tot een wereldwijde replicatie in organisaties wereldwijd. Tot op de dag van vandaag gebruikt men het nog steeds in de ICT en in softwareontwikkelingsprocessen.

De ontwikkelingsmethode van de waterval is een top-down en risico-mijdende benadering, met een primaire nadruk op elk projectstadium. PRINCE2 is een projectmethode die hierbij aansluit.

Er zijn vijf belangrijke stappen bij de watervalmethode:

  1.  Definitie van vereisten
  2. Analyse
  3. Ontwerp
  4. Realisatie
  5. Testen

Bruikbaarheid

De watervalmethode gebruikt een lineaire benadering. Je gaat maar één kant op en die is vooruit. Dit contrasteert met de meer iteratieve methodes van Agile en design thinking, waarbij je eerdere stappen opnieuw kunt uitvoeren als voortschrijdend inzicht daarom vraagt.

De watervalmethode is een methode die in verval is in deze dagen van snelle veranderingen en leunen op input van de gebruikers.

2.   Lean Six Sigma

Achtergrond

De term Six Sigma komt uit de statistiekenwetenschap: je gebruikt de methode in statistische kwaliteitscontroles, waarbij je processen evalueert.

Innovatief aan Six Sigma is dat het de absolute “professionalisering” van kwaliteitsmanagementfuncties impliceert. Voorafgaand aan Six Sigma werd kwaliteitsmanagement in de praktijk grotendeels verbannen naar de productievloer en naar statistici in een aparte kwaliteitsafdeling. Formele Six Sigma-programma’s kennen een soort van ranking terminologie (vergelijkbaar met sommige martial arts, zoals judo) om een hiërarchie te definiëren die alle zakelijke functies en niveaus omvat.

Dinesh Gupta, auteur van lean six sigma-boeken zegt over deze methode:

“Het continu inspannen om stabiele en voorspelbare procesresultaten te bereiken (dat wil zeggen, verminderen van procesvariaties) zijn van vitaal belang voor zakelijk succes. Productie- en bedrijfsprocessen hebben kenmerken die we kunnen meten, analyseren, controleren en verbeteren. Het bereiken van duurzame kwaliteitsverbetering vereist engagement van de hele organisatie, met name van top-level management.”

Bedrijven met ISO-certificering hebben vaak kennisgemaakt met Six Sigma of hebben dit zelfs geïmplementeerd.

Bruikbaarheid

Lean betekent in feite het creëren van meerwaarde voor klanten met minder middelen, een waardecreatieproces dat resulteert in nul afval. De aanpak dient om organisaties te helpen zo efficiënt mogelijk te voorkomen dat ze fouten maken.

Lean richt zich op snelheid, met de nadruk op het verminderen van de hoeveelheid tijd tussen activiteiten, gebeurtenissen en cycli. Wanneer de cycli korter zijn, kun je meer in een kortere hoeveelheid tijd voltooien, en de gebruikers kunnen knelpunten en gebieden van het procesafval identificeren en elimineren. Met afval wordt bedoeld fouten, producten die niet werken, of werk dat je opnieuw moet doen.

Het toevoegen van Lean aan Six Sigma geeft een methode die proces-snelheid toevoegt aan kwaliteit. Het combineren van de twee zou moeten helpen om processen rendabeler te maken.

Let wel: zowel Six Sigma als Lean Six Sigma hebben hetzelfde doel: het creëren van het meest efficiënte systeem. Maar ze gebruiken verschillende mogelijkheden om dat te bereiken. Lean elimineert onnodige stappen die tot verspilling leiden; Six Sigma elimineert afval afkomstig van variaties in het proces.

3.   Prince2

Achtergrond

De PRINCE2-standaard is een gestructureerde methode voor het aansturen van effectief projectmanagement. Het staat voor ‘PRojects IN Controlled Environments’.

PRINCE2 is ontstaan door het bundelen van praktijkervaringen. Het is de methode van het Office of Government Commerce (OGC), die in het Verenigd Koninkrijk de facto de standaard is geworden voor het organiseren, managen en beheersen van alle mogelijke soorten projecten.

In 1989 verscheen PRINCE op de markt, in eerste instantie bedoeld voor het beter laten verlopen van projecten binnen de ICT-branche. In 1996 zijn er tal van verbeteringen en uitbreidingen doorgevoerd, wat leidde tot PRINCE2, dat veel algemener toepasbaar is, en in steeds meer sectoren naast de ICT wordt gebruikt.

In 2002 en 2005 zijn er updates geweest met de nieuwste inzichten in best practices en in 2009 was er een zeer uitgebreide review. De benaming bleef.

Bruikbaarheid

PRINCE2 is toepasbaar op alle projecten en kent een grote flexibiliteit qua inzet. Aspecten van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig voor) een bepaald project, kun je weglaten.

De methode bestaat sinds 2009 uit 7 principes (de basis), 7 thema’s en 7 processen.

Enkel de toepassing van de principes bepaalt of iets een PRINCE2-project is, niet de strikte toepassing van de thema’s of processen.

Hier gaan sommige gecertificeerde Prince2-projectleiders nog wel eens de mist in.

Als je enkel de thema’s (documenten) of processen gebruikt, maar de principes niet toepast, wordt schertsend gesproken over een PINO-project (PRINCE In Name Only).

De 7 principes zijn:

  1. Zorg constant voor zakelijke rechtvaardiging
  2. Leer van ervaringen
  3. Definieer vooraf de rollen en verantwoordelijkheden
  4. Deel het project op in beheersbare stadia
  5. Escaleer alleen bij uitzonderingen
  6. Plan en stuur op producten
  7. Schaal de methode waar nodig

PRINCE2 contrasteert met design thinking en Agile-methodes door het gecontroleerde en risicomijdende karakter. Daarom neem ik deze methode mee in design doing, waarbij de nadruk meer ligt op implementatie, het uitvoeren van wat al eerder gevalideerd is.

4.   Scrum

De combinatie van design thinking, Agile en Scrum wordt vaak in één adem genoemd. De Scrum-methode is één variëteit van Agile. Waar Agile zelf meer op het vlak van innovatie ligt en daarmee van design thinking, is Scrum het in kleine stappen implementeren ervan waarbij er gewerkt wordt in sprints. Dit in tegenstelling tot PRINCE2. Bij Scrum-methode kun je telkens aanpassingen doorvoeren, tenslotte staat de tijd vast (spints) maar de uitkomst niet… Toch past Scrum bij design doing om nog onzekere elementen te kunnen toevoegen of verwijderen. Echter, managers hebben hier moeite mee omdat het niet zeker is wat de uitkomst is aan het einde van de sprints. Bij PRINCE2 kan er gestuurd worden op de eindproducten, maar daar zit dan ook een schijnzekerheid.

Voor de beschrijving van de methode verwijs ik graag naar de paragraaf Agile in blog 1 van deze serie: design thinking.

Krijg je in jouw bedrijf te maken met de implementatie van een nieuw project en wil je weten welke methode daar het beste bij past? Stuur me een mail, dan kom ik een kop koffie drinken en denk met je mee.