Overstappen op een nieuw cms: ervaringsverhaal van een uitgever

Overstappen op een nieuw cms: ervaringsverhaal van een uitgever

Deze maand het verhaal van een uitgever van vakmedia. Pieter de Lange, vertelt in een interview wat er gebeurde, toen hij een keuze voor een contentmanagementsysteem (cms) maakte, en welke lessen hij daarvan geleerd heeft.

Beginsituatie: hoge exploitatiekosten

Pieter de Lange:

“Zo’n twee jaar geleden ben ik gaan rondkijken naar een ander cms. Ik realiseerde dat het systeem dat ik had veel te duur was. Ik heb een kleine uitgeverij, met een paar man in dienst. In totaal heb ik vijf websites draaien. Daar betaalde ik iedere maand opnieuw maar liefst € 1000,- exploitatiekosten voor, dus voor hosting, SLA en dergelijke. € 1000,-!

Het was ook lastig, ingewikkeld en duur om aanpassingen door te voeren. Wilde ik bijvoorbeeld een van mijn websites in een andere kleur? Dan moest ik dat door de hoster laten doen en was ik gelijk € 400,- kwijt. Dan ga je verkeerde beslissingen maken, je stelt veranderingen uit of af omdat ze veel tijd en geld kosten. Bovendien zaten we ermee, dat we nieuwe content niet vanuit ons opmaaksysteem zó in ons cms konden zetten. Ik zal even uitleggen wat daar het grote voordeel van is.

Dit is wat er nu gebeurt:

We schrijven een artikel. In Word. Dat willen we ook op de website zetten. We zetten een kopie van het artikel in het cms van de website. Vanuit de website willen we graag een link plaatsen in onze nieuwsbrief naar het artikel. Daar schrijven we handmatig een nieuwsbericht voor. Vervolgens schrijven we handmatig een tweet om het artikel te promoten. Enzovoorts.

En dit is straks het walhalla:

We schrijven een artikel. In Word. We definiëren de verschillende contentelementen, plaatsen daaronder een tweet, een citaat, een streamer. Dit gaat het opmaaksysteem in. We wijzen aan: dat is de tweet, dat is voor de nieuwsbrief, dat is voor de website. We drukken op de knop … en klaar.”

Tussenstap: een nieuw centraal cms

Pieter de Lange:

“Ik kwam eerst bij Edwin de Kuiper terecht. Die had voor mij een mooie oplossing die mij in ieder geval al afhielp van mijn hoge kosten en die het me gemakkelijk maakte om wijzigingen door te voeren.” Een prima moment om dan gelijk alle websites goed onder handen te nemen. Pieter de Lange: “Naast een nieuw centraal cms kwamen we samen ook tot een nieuw websitevoorstel. De tijdsplanning werd echter al snel onhaalbaar als we het hele proces aan gingen pakken. Zie je, in zo’n klein bedrijf als dat wij hebben, moeten we dit soort projecten ertussendoor fietsen. En ik als klant, zie niet altijd de urgentie van bepaalde stappen. Onze digitale tijdschriften worden door onze externe vormgever opgemaakt in WoodWing. Het zou mooi zijn als we deze content automatisch kunnen laten landen in onze websites …”

Nieuwe partij: opmaaksysteem koppelen aan cms

Pieter de Lange:

“Ik had in de tussentijd een uitgever op een groot congres een presentatie zien geven, waaruit mij bleek dat hij al de oplossing had die ik zocht. Zo kwam ik in contact met een nieuwe partij. Via hen zou ik een workflowsysteem voor mijn redactie krijgen waarmee ik 30% ging besparen op mijn externe opmaakkosten. Maar het mooist van alles was, dat we nieuwe content vanuit ons opmaaksysteem in ons cms zouden kunnen zetten, en daarmee zou mijn hoofdprobleem zijn opgelost!

Ondanks de tijd en het geld die we er inmiddels hadden ingestoken, ben ik toen van Edwin naar die nieuwe partij overgestapt. We hebben veel gepraat met elkaar:

Wat koop ik?

Wat gaat dat kosten per maand?

Wat kan ik daarmee?

Goede vragen om te stellen, maar van de gesprekken hebben we te weinig op papier gezet. Toen we vervolgens met deze nieuwe partij begonnen, liepen we al snel tegen problemen aan. We maakten intern voor het traject te weinig tijd vrij. En we werden, door deze partij, niet bij de les gehouden. Dat is dan ook mijn belangrijkste leerpunt. Ik heb als uitgever weinig zicht op zo’n omvangrijk website- en cms-project. Ik heb daarom van de cms-partij nodig, dat zij mij expliciet langs de kritische momenten en beslissingen heen leiden.”

“Het hele project duurt twee keer zo lang als gedacht”

Uit het voorgaande blijkt al, dat de samenwerking niet echt van een leien dakje verliep.

Pieter de Lange:

“Het hele project duurde twee keer zo lang als gedacht. Wat daarbij allerminst meehielp was dat er veel personele wisselingen bij de cms-partij waren. Dat leidde vervolgens tot gezeur over geld. Wij dachten dan zus te hebben afgesproken van tevoren, maar dan gaven zij aan: ‘Ja, maar dit is extra.’ Qua geld zijn we er heel goed samen uitgekomen uiteindelijk, qua tijd zitten we nog midden in het traject.

  • Het workflowsysteem voor de redactie draait
  • Het cms draait
  • De kosten zitten inmiddels op een prima hoogte
  • … Maar de beloofde koppeling is er nog steeds niet!

Voor de leverancier is dit deel nieuw, zij moeten dit technisch geheel uitzoeken. Dat is voor hen ook het interessantst, want ik weet zeker dat er nog honderden andere kleine uitgevers zoals wij zijn, die zo’n koppeling graag zouden willen. Ik zou dus graag zien dat het snel en simpel werd opgelost, nu het project al twee keer zo lang duurt. De leverancier is echter gewend aan grote uitgevers die al even grote plannen kunnen overzien, dus die denkt bij aansporing van onze kant ‘Wat zeurt hij nou, we hebben ook klanten die tien keer zo groot zijn als jullie en die hijgen ook niet steeds in onze nek’.

Tip voor alle uitgevers: doe een testexport

Pieter de Lange:

“Iets anders waarvan we gemerkt hebben dat het heel belangrijk is, is dat je je content op een goede manier in je cms moet kunnen zetten en er weer uit moet kunnen halen. Je gaat een overeenkomst met elkaar aan, hopelijk voor jaren, maar er komt een dag waarop je afscheid van elkaar neemt, om wat voor reden dan ook. De leverancier zal je beloven dat je je cms zo kunt meenemen, maar geloof hen niet op hun woord. Vraag ze een testexport te doen. Laat ze content van website A afhalen en meenemen naar website B. Laat hen aan jou zien hoe dat eruitziet. En laat de bruikbaarheid van website B deskundig testen. Wat dit stuk betreft, hadden we opnieuw veel aan de deskundigheid van Edwin. Die stelt zo’n leverancier tot vervelens toe technische vragen: ‘… en kun je dit? Oké, laat maar zien dan.’ Voor je echt met een leverancier gaat werken, raad ik iedereen die weinig verstand heeft van dit soort processen aan eerst met een expert als Edwin te gaan praten.”

Kosten van overstappen naar een ander cms

Pieter de Lange:

“Out of pocket ben ik inmiddels, twee jaar en twee partijen later, zo’n € 20.000,- kwijt. Dat is voor onze uitgeverij een groot bedrag. Vandaar ook mijn verhaal, zodat collega’s misschien bepaalde valkuilen kunnen voorkomen in hun traject. Want het was wel nodig, om fit de toekomst in te kunnen. We willen omnichannel gestalte geven aan onze producten, willen onze content meervoudig kunnen gebruiken: voor print, web, apps, sociale media en wat er verder nog verzonnen wordt. Je wilt je band met de klant en je positie versterken, want die band met je klant, daar verdienen we ons geld mee. Hoe we dat precies gaan doen? Haha! Dat is voor iedereen in de branche de million dollar question.”

Edwin de Kuiper www.nieuw-initiatief.nl

Op verzoek van Pieter de Lange is voor zijn naam een pseudoniem gebruikt.

Maandelijks een artikel ontvangen over hoger rendement behalen met bestaande content? Schrijf u in:


Pieter de Lange: “Voor je echt met een leverancier gaat werken, raad ik iedereen die weinig verstand heeft van dit soort processen aan eerst met een expert als Edwin te gaan praten.”

Eerst überhaupt een idee van het CMS-speelveld krijgen? Plan een gesprek en na een middag hebt u inzicht in de mogelijkheden die passen bij uw bedrijf.