Starten met een (nieuwe) online leeromgeving? Doen, zegt MEEK2. 

Starten met een (nieuwe) online leeromgeving? Doen, zegt MEEK2. 

Het is zo logisch, je werkt hard aan een (nieuwe) online leeromgeving. Alles is gericht op het moment van live gaan. De laatste issues worden opgelost. Iedereen is er klaar voor. Maar dan, hoe gaat het verder? Hoe bevalt het in de dagelijkse praktijk? We spraken met Cindy en Astrid over de nieuwe leeromgeving van MEEK2.

Echt heel gemakkelijk in gebruik 

In 2021 realiseerden we samen met hen een vernieuwde leeromgeving. Ook te lezen in de casus Verbeterde leeromgeving voor professionals in sociaal domein. MEEK2 is hèt opleidingsinstituut voor professionals in het sociaal domein en heeft een groot aanbod opleidingen en trainingen. 

In eerste instantie begonnen ze met de leeromgeving losstaand van de website, inmiddels is het volledig gekoppeld. Dat is direct ook alvast een tip van hen voor andere organisaties. “Zorg dat je het vanaf het begin aan de website koppelt. Dat werkt veel efficiënter.” 

Nu kan een nieuw systeem in het begin natuurlijk even wennen zijn. Daarom vroegen we ook of er dingen waren tegengevallen. Cindy: “Nee, in tegendeel. Het gebruikersgemak is ons juist heel erg meegevallen. Het systeem is enorm intuïtief en daardoor gemakkelijk om mee te werken. Ook nieuwe medewerkers pakken het heel snel op.” 

“In het begin voerden we alleen meerdaagse trainingen in, maar nu staan ook de eendaagse trainingen in de leeromgeving. Iets wat voorheen best arbeidsintensief was om in te voeren. En wat daarbij helemaal ideaal is, is dat we trainingen daarvoor kunnen dupliceren. Dat scheelt echt heel veel werk bij het invoeren.” 

Handig, die mogelijkheden voor automatisering 

Een digitaal systeem leent zich natuurlijk perfect voor het automatiseren van zaken. Dat geldt ook voor de leeromgeving van MEEK2. Zo wordt er bij de bevestiging van een aanmelding voor een training, ook direct een handleiding voor de gebruiker meegestuurd. Dat scheelt mailcorrespondentie op een later moment.  

Sowieso staan alle documenten natuurlijk op één centrale plek in de leeromgeving en hoeven ze cursisten daar alleen maar naar te verwijzen in plaats van elke cursist apart de benodigde informatie per email te sturen. Dat bespaart tijd.   

Gemak voor organisatie, cursist en trainer 

De nieuwe leeromgeving is een win-win-win voor alle partijen. Om te beginnen heeft MEEK2 één centrale plek voor alles wat met trainingen en cursussen te maken heeft. Alle details worden in de online leeromgeving gepland, beschreven en voorbereid. Van trainer tot informatie, documenten, aantal plaatsen, datums en locatie; alles staat in de leeromgeving en kan ruim vooruit worden klaargezet. Zelfs de certificering en accreditatie zit erin.  

De website (zoals nieuwe cursisten het zien) neemt het ingevoerde aanbod geheel automatisch over en publiceert binnen een korte tijd dat de nieuwe cursus eraan komt. Daar hoeven verder geen menselijke handelingen meer voor worden verricht. 

Vervolgens kan de cursist zich aanmelden op de website en wordt hij/ zij automatisch ingeschreven. Op de website is te zien hoeveel plekken nog beschikbaar zijn. Wanneer een training bijvoorbeeld vol is, krijgt de gebruiker dit bij de aanmelding direct te zien. Mensen krijgen dan de melding dat ze op een wachtlijst staan, eventueel voorzien van extra informatie zoals hun plaats op de wachtlijst en wanneer de datum voor eerstvolgende training is. Heel handig. Dat scheelt ook weer mailcorrespondentie over en weer. 

Na aanmelden is er veel tijd besteed aan het onboarden van de deelnemers. Zij krijgen informatie via de mail en hun eigen inloggegevens. Op dat moment kan er ook al kennis gemaakt worden met de document en andere cursisten. 

De leeromgeving is dan ook heel handig voor de cursisten. Zij kunnen precies vinden welke documenten voor hun training van toepassen zijn en wat er eventueel ter voorbereiding als huiswerk gedaan moet worden. Het staat er allemaal duidelijk en op tijd. Al neemt dat niet weg dat sommige cursisten pas op het laatste moment hun huiswerk doen… 

Uiteraard maken ook de trainers dankbaar gebruik van de leeromgeving. Zo kunnen zij ook documenten aanvullen en bekijken, praktische zaken doorgeven en presentielijsten inzien. Zo weten ze zeker dat alles is doorgegeven aan de cursisten en precies wie er komt. En na de training kunnen ze vragen van cursisten beantwoorden. 

Nog meer functies leeromgeving 

Iets waar de online leeromgeving zich wel voor leent, maar waar MEEK2 geen gebruik van maakt, is het stimuleren van onderling contact. MEEK2 richt zich op het faciliteren en organiseren van trainingen, maar zorgt niet voor de contacten rondom de training. In de praktijk blijken veel van hun cursisten daar namelijk geen behoefte aan te hebben, ze zoeken elkaar niet op in de leeromgeving. Wellicht dat dit voor andere organisaties wel belangrijk is. 

Twee omgevingen die perfect onderling communiceren 

Uiteindelijk zijn er twee verschillende omgevingen die perfect met elkaar communiceren. De website die bedoeld is om zoveel mogelijk cursisten aan te trekken, met een wervend karakter en goed vindbaar in Google. En de leeromgeving die is gericht op gebruikersgemak en moet vooral informatief zijn voor de cursist (ingelogde gebruiker).  

Het grote voordeel is dat beide omgevingen helemaal voor hun eigen doel geoptimaliseerd kunnen worden. Zo kan de website vernieuwd of geüpgraded worden, zonder dat de leeromgeving daarvoor aangepast hoeft te worden. 

Doe het gewoon, het geeft zoveel overzicht 

Op de vraag of ze nog tips hebben voor organisaties die een nieuwe online leeromgeving overwegen, is het antwoord heel duidelijk. “Doe het gewoon. Het geeft zoveel meer overzicht in je administratie. We hebben nu echt alles bij elkaar. Zo handig. “ 

“En het helpt ons ook in de contacten naar onze cursisten. Voorheen stelde een cursist een vraag en moesten we eerst uitzoeken bij welke groep hij of zij hoorde en om welke training het ging. Nu kunnen we dat direct zien. Dat is echt heel prettig in onze service naar cursisten toe.” 

Nog meer weten over MEEK2 als opleidingsinstituut? 

Lees dan dit blog voor een kijkje achter de schermen

Maandelijks meer inspiratie en tips in je mailbox. Wij schrijven over kennis delen (kennisbanken),  mensen verbinden (community) en samen leren (e-learning).

Tips en inspiratie in je mailbox

Hopelijk heb je de informatie gevonden die je zocht. Maandelijks sturen wij je een e-mail vol tips, ideeën en inspiratie. Meld je aan om die te ontvangen.